1. Quản trị dữ liệu và thông tin không phân mảnh và tập trung.

Hãy thử tưởng tượng, nếu bạn sử dụng Google Drive cho doanh nghiệp, mặc dù bạn rất nỗ lực trong việc tạo cấu trúc thư mục và phân quyền, nhưng chỉ sau một thời gian – một thời gian rất ngắn thôi, bạn sẽ thấy mọi thứ loạn cào cào, người nào đóng góp dữ liệu lên chẳng may mà nghỉ việc, dữ liệu sẽ bị chuyển đi đâu đó hoặc bị xóa mất. Hệ thống quản trị tri thức cần một nền tảng có thể giải quyết được bài toán giữ vững cấu trúc thư mục dữ liệu của doanh nghiệp.

2. Mọi người cùng đóng góp nội dung và xây dựng hệ thống tri thức chung.

Mỗi cuộc họp, mọi người tạo Meeting Notes lên hệ thống ở khu vực bộ phận của mình. Mỗi ngày làm việc, nhân sự tạo Report Daily theo mẫu chung. Mỗi câu hỏi, mỗi câu trả lời đều được cập nhập lên hệ thống. Mỗi ngày như vậy, chỉ sau một thời gian ngắn dữ liệu của doanh nghiệp sẽ đầy lên và hoàn toàn có thể thích ứng được với những giai đoạn biến động của tương lai, dựa vào kinh nghiệm vốn đã có.

3. Nơi tra cứu và tìm kiếm mọi thứ bạn cần về doanh nghiệp của mình. 

Một nhân sự mới vào làm, nhớ mang mang một ông tên A, có vẻ làm vị trí to mà không biết, vào hệ thống search, ra tất cả mọi thứ liên quan. Một bạn Account mới, cần tìm kiếm dữ liệu hợp đồng mẫu, chỉ việc search keyword “hợp đồng mẫu” rồi tìm kết quả phù hợp. Tiết kiệm được vô cùng nhiều thời gian training và hỏi đáp từ người này sang người kia, tất nhiên là sợ nhất những người không biết nhưng ngại hỏi…

Vậy để một hệ thống quản trị tri thứ cho doanh nghiệp có thể vận hành tốt, chúng ta cần làm gì?

– Hệ thống cần phải hướng tới việc lưu trữ thông tin và nội dung, thay vì chỉ tập trung vào lưu trữ file và thư mục.

– Hệ thống phải có các quy tắc phân quyền đủ tốt, cho cả người dùng và nhóm người dùng tùy chỉnh.

– Dùng nội bộ, tốc độ truy cập có thể không phải là vấn đề quá quan trọng, nhưng bảo mật và backup dữ liệu đôi khi lại là vấn đề sống còn.

– Vì hướng tới việc mọi người đóng góp nội dung, nên công cụ soạn thảo phải đủ tốt, thực sự tốt để kích thích người dùng có thể viết bài và viết nội dung.

– Tuân thủ quy trình sử dụng hệ thống: Người có quyền quyết về việc sử dụng hệ thống tiếp cận > Chủ động xây dựng cấu trúc khu vực, nhóm người dùng dựa trên chính cấu trúc của doanh nghiệp > Tạo các khu vực và nội dung quan trọng, phân quyền cho từng khu vực đó > Tiến hành áp dụng cho nhóm quản lý cấp trung > Nhóm quản lý cấp trung nắm được cách hoạt động và nội dung đủ thì thông báo để toàn bộ sử dụng. Tuyệt đối không mang một cái gì mới về rồi giao cho một ai đó bất kỳ sử dụng, thất bại đấy.

– Nền tảng? Kiếm đâu giờ? Hiểu được nguyên tắc và mục đích sử dụng, thì có thể quay lại dùng Google Drive được, hoặc chủ động kiếm một nền tảng phù hợp với doanh nghiệp của mình, là tùy thuộc ở bạn.