Hãy cùng tìm hiểu 3 nội dung quan trọng mà kế toán TSCĐ tại doanh nghiệp cần quan tâm.

1. Một số thuật ngữ quan trọng cần biết

1.1. Tài sản cố định hữu hình, vô hình, thuê tài chính

Theo Điều 35, Thông tư 200/2014/TT-BTC, TSCĐ hữu hình là những tài sản có hình thái vật chất do doanh nghiệp nắm giữ để sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ hữu hình. Bốn tiêu chính để tài sản được coi là tài TSCĐ hữu hình:

• Doanh nghiệp chắc chắn là sẽ thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc khai thác sử dụng tài sản đó;
• Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách tin cậy và có giá trị trên 30,000,000 đ
• Có thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên 
• Có giá trị theo quy định hiện hành.

Ví dụ về TSCĐ hữu hình:

• Nhà cửa
• Vật kiến trúc
• Máy móc thiết bị
• Phương tiện vận tải
• …

Một tài sản phải đảm bảo 4 tiêu chí trong Điều 35, Thông tư 200/2014/TT-BTC mới được coi là TSCĐ

Theo Điều 36, Thông tư 200/2014/TT-BTC, TSCĐ thuê tài chính là những TSCĐ chưa thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng doanh nghiệp có nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý quản lý và sử dụng như tài sản của mình.

Theo Điều 37, Thông tư 200/2014/TT-BTC, TSCĐ vô hình là tài sản không có hình thái vật chất, nhưng xác định được giá trị và do doanh nghiệp nắm giữ, sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh (cung cấp hàng hóa, dịch vụ, gia công, cho thuê…) phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ vô hình.

Ví dụ về TSCĐ vô hình:

• Chi phí sử dụng đất
• Chi phí quyền phát hành
• …

1.2. Nguyên giá tài sản cố định

Nguyên giá TSCĐ hữu hình là toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để đưa TSCĐ đến trạng thái sẵn sàng sử dụng.

Nguyên giá TSCĐ vô hình là toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để đưa tài sản đó vào sử dụng theo dự tính.

Ví dụ chi phí vận chuyển TSCĐ về kho, chi phí bốc dỡ, chạy thử trước khi đưa vào sử dụng… đều được tính vào nguyên giá TSCĐ

1.3. Giá hợp lý của tài sản cố định

Giá hợp lý của TSCĐ là trị giá trao đổi của tài sản giữa các bên có đủ hiểu biết trong trao đổi ngang giá.

1.4.  Các thuật ngữ liên quan đến hao mòn

Hao mòn TSCĐ là sự giảm dần về giá trị sử dụng và  giá trị của TSCĐ do tài sản đó tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, do sự bào mòn tự nhiên…. trong quá trình doanh nghiệp khai thác sử dụng TSCĐ.

Khấu hao TSCĐ là tính toán, phân bổ một cách có hệ thống và có căn cứ giá trị của TSCĐ vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp.

Hao mòn lũy kế TSCĐ là tổng giá trị hao mòn của TSCĐ tính đến thời điểm báo cáo.

Thời gian trích khấu hao TSCĐ là thời gian cần thiết để doanh nghiệp thực hiện trích khấu hao TSCĐ nhằm thu hồi vốn đầu tư. Thời gian trích khấu hao được quy định cụ thể với một số trường hợp TSCĐ nhất định.

Giá trị còn lại của TSCĐ là giá trị của TSCĐ sau khi lấy  giá trị ban đầu trừ đi hao mòn lũy kế của TSCĐ tính đến thời điểm báo cáo.

1.5.  Sửa chữa, nâng cấp TSCĐ

Sửa chữa TSCĐ là duy tu, bảo dưỡng thay thế, sửa chữa nếu cần của TSCĐ nhằm khôi phục lại năng lực hoạt động như tiêu chuẩn ban đầu.

Nâng cấp TSCĐ là cải tạo, xây lắp, trang bị bổ sung thêm cho TSCĐ để nâng cao năng suất, công suất, chất lượng, tính năng… so với tiêu chuẩn bị đầu hoặc kéo dài thời gian sử dụng của TSCĐ.

Các chi phí phát sinh sau ghi nhận ban đầu TSCĐ hữu hình được ghi tăng nguyên giá của tài sản nếu chúng cải thiện trạng thái hiện tại của TSCĐ so với trạng thái tiêu chuẩn ban đầu của tài sản đó.

Còn nếu các chi phí sửa chữ, bảo dưỡng này chỉ nhằm mục đích khôi phục hoặc duy trì khả năng đem lại lợi ích kinh tế của tài sản theo trạng thái hoạt động tiêu chuẩn ban đầu, thì hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.

2. Xác định đối tượng ghi tài sản cố định

Việc ghi sổ quản lý TSCĐ cần được thực hiện một cách chi tiết và cẩn thận. Để công tác quản lý diễn ra suôn sẻ và có hiệu quả cao nhất thì kế toán cần ghi sổ theo từng đối tượng ghi TSCĐ.

Đối tượng ghi TSCĐ hữu hình là những tài sản hữu hình có kết cấu độc lập, hoặc nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kết với nhau thành một hệ thống để cùng thực hiện một hay một số chức năng nhất định.

Đối tượng ghi TSCĐ vô hình là từng TSCĐ vô hình gắn với một nội dung chi phí và một mục đích riêng mà doanh nghiệp có thể xác định một cách riêng biệt, có thể kiểm soát và thu được lợi ích kinh tế từ việc nắm giữ tài sản.

Khi kế toán viên xác định được đối tượng ghi TSCĐ thì nên đánh số cho từng đối tượng. Việc làm này sẽ giúp kế toán viên dễ dàng thực hiện theo dõi, quản lý và kiểm soát các TSCĐ thuộc doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp sẽ có quy định riêng về số hiệu cho từng đối tượng TSCĐ tùy theo điều kiện. Những quy định này ngoài đảm bảo tính thuận tiện cho việc nhận biết TSCĐ thì cần có tính hợp lý và phù hợp với quy định của Pháp luật.

3. Nội dung kế toán chi tiết TSCĐ

Trong quá trình được khai thác sử dụng, giá trị của TSCĐ sẽ hao mòn và chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh hoặc giá trị của sản phẩm/dịch vụ tạo ra từ TSCĐ. Tuy nhiên, TSCĐ hữu hình sẽ giữ nguyên trạng thái vật chất như ban đầu cho đến khi bị hư hỏng. Mặt khác, TSCĐ được sử dụng ở nhiều phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp. Chính bởi những điều này nên kế toán chi tiết TSCĐ là một phần đặc biệt quan trọng, thực hiện phản ánh, kiểm tra tình hình tăng, giảm, hao mòn TSCĐ của toàn doanh nghiệp và chi tiết từng nơi sử dụng.

3.1. Kế toán chi tiết TSCĐ tại nơi sử dụng, bảo quản

Theo dõi TSCĐ tại từng nơi sử dụng để đảm bảo phòng ban, bộ phận sử dụng có trách nhiệm bảo quản, sử dụng tài sản nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng, bảo quản TSCĐ của doanh nghiệp.

Tại từng nơi sử dụng sẽ có “Sổ TSCĐ” để ghi nhận tình hình tăng, giảm số lượng TSCĐ do nơi đó quản lý, sử dụng. Kèm theo Sổ TSCĐ là các chứng từ minh chứng cho sự tăng, giảm TSCĐ ghi nhận trong Sổ. 

3.2. Kế toán chi tiết ở bộ phận kế toán

Tại bộ phận kế toán, kế toán chi tiết TSCĐ theo dõi tình hình tăng, giảm, hao mòn TSCĐ thông qua:

• Thẻ TSCĐ: do kế toán TSCĐ lập cho từng đối tượng TSCĐ được ghi nhận, gồm 4 phần.
• Sổ đăng ký thẻ TSCĐ: sau khi lập thẻ thì kế toán cần đăng ký thẻ và ghi nhận vào sổ đăng ký thẻ TSCĐ để quản lý dễ dàng và phát hiện kịp thời trong trường hợp thẻ bị thất lạc.
• Sổ TSCĐ toàn doanh nghiệp: kế toán ghi nhận toàn bộ TSCĐ (hữu hình và vô hình) của doanh nghiệp, ghi nhận các thông tin chung như: nơi sử dụng, số lượng, giá trị.

Để có thể ghi nhận vào thẻ TSCĐ, sổ đăng ký thẻ và sổ TSCĐ  thì kế toán viên cần căn cứ vào các chứng từ kế toán và chứng từ gốc có liên quan, bao gồm:

• Biên bản giao nhận TSCĐ
• Biên bản thanh lý TSCĐ 
• Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành
• Biên bản đánh giá lại TSCĐ
• Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
• Các tài liệu kỹ thuật có liên quan (hồ sơ TSCĐ).

Khi doanh nghiệp mua TSCĐ hoặc được góp vốn bằng TSCĐ hoặc các trường hợp khác cần ghi tăng TSCĐ, kế toán viên căn cứ vào các chứng từ có liên quan để lập thẻ cho đối tượng TSCĐ được ghi nhận và đăng ký thẻ vào sổ đăng ký. Đồng thời, kế toán cũng ghi tăng TSCĐ tại sổ TSCĐ toàn doanh nghiệp.

Khi doanh nghiệp thanh lý TSCĐ, bán TSCĐ hoặc các trường hợp ghi giảm TSCĐ, kế toán viên cũng tiến hành theo trình tự trên nhưng sẽ ghi giảm hoặc xóa thẻ TSCĐ.

Về khấu hao, kế toán viên định kỳ thực hiện xác định khấu hao TSCĐ và ghi nhận giá trị hao mòn, phân bổ khấu hao phù hợp với từng nghiệp vụ kế toán.