Khác với hóa đơn giấy, kế toán không còn chỉ nhận hóa đơn đầu vào bằng giấy và kẹp vào sổ chứng từ lưu trữ thủ công. Hóa đơn điện tử đòi hỏi Kế toán phải quản lý hóa đơn ở dạng ảnh do bên bán gửi qua email.
Theo dõi bài viết dưới đây, bạn sẽ sở hữu 5 cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào thường được kế toán sử dụng nhiều nhất hiện nay cũng như “gọi tên” phương pháp quản lý hiệu quả nhất, tiết kiệm thời gian và tăng năng suất nhất cho Kế toán.
Cách 1: Tạo một Email mới để nhận hóa đơn điện tử đầu vào
Thay vì dùng email chính của công ty để bên bán gửi hóa đơn đầu vào thì nhiều Kế toán chọn cách tạo một email mới chỉ dùng để nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào phục vụ cho công việc mua hàng hóa, dịch vụ.
Ưu điểm:
Hạn chế:
Cách 2: Nhận Email hóa đơn điện tử đầu vào sau đó in giấy để lưu trữ
Quản lý hóa đơn điện tử qua email gặp khá nhiều rủi ro về nguy cơ mất dữ liệu. Bên cạnh đó, việc kiểm tra và tra cứu hóa đơn gây mất thời gian. Do đó, hầu hết kế toán vẫn lựa chọn cách in giấy hóa đơn điện tử đầu vào ngay sau khi nhận được email và kẹp cùng với hợp đồng mua hàng. Với cách này, dữ liệu được lưu trữ ở hai đầu mối: email và chứng từ giấy.
Ưu điểm:
Nhược điểm:
Cách 3: Nhận Email hóa đơn điện tử đầu vào sau đó lưu ảnh trên folder trên máy tính để theo dõi
Theo thói quen của nhiều kế toán mỗi khi nhận hóa đơn đầu vào qua email là kiểm tra hóa đơn các nội dung ngày lập, ngày ký, đơn giá, hóa đơn có dấu hiệu chỉnh sửa không sau đó tải về lưu vào một Folder đặt tên cho hóa đơn theo ngày, tháng, năm hóa đơn, tên nhà cung cấp, số hóa đơn. Ví dụ: Hóa đơn 22/6/2021-Công ty TNHH Hương Lan- TK00125
Ưu điểm:
Hạn chế:
Cách 4: Nhận Email hóa đơn – làm bảng kê trên bảng tính Excel
Một cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào kế toán thường dùng nữa đó là quản lý bằng bảng tính excel. Sau khi nhận hóa đơn đầu vào qua email kế toán thực hiện nhập liệu thủ công lên bảng tính excel để theo dõi và gắn đường link mã tra cứu đến hòm thư.
Sau đó nhập khẩu dữ liệu excel lên phần mềm kế toán và thực hiện kiểm tra, đối chiếu với hóa đơn gốc.
Ưu điểm:
Hạn chế:
Cách 5: Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào
Theo quy định của Tổng cục Thuế: toàn bộ doanh nghiệp phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử để việc quản lý – kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh chính xác hơn cũng như tiết kiệm chi phí giấy, in ấn cho doanh nghiệp.
Do đó việc quản lý hóa đơn điện tử đầu vào bằng các phương pháp thủ công đã không còn phù hợp.
Giải pháp sử dụng công nghệ phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào sẽ giúp kế toán giảm tối đa thời gian nhập liệu, đối chiếu, so sánh và kiểm tra hóa đơn bằng mắt thường. Kế toán nhận email hóa đơn đầu vào qua phần mềm sau đó phần mềm tự động kiểm tra lỗi hóa đơn, tình trạng hoạt động của nhà cung cấp và báo sai khi có lỗi. Sau đó thông tin, số liệu trên hóa đơn sẽ tự động được nhập khẩu, hạch toán lên phần mềm kế toán mà kế toán không cần nhập tay hay nhập file excel như trước.
Ưu điểm:
Lưu ý:
Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín có nền tảng tài chính – kế toán và đội ngũ chuyên môn hỗ trợ khi cần