Kế toán là một bộ phận quan trọng hàng đầu của hệ thống quản lý kinh tế tài chính, đóng vai trò to lớn trong việc kiểm soát, quản lý và điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay.  

Điều đó đòi hỏi doanh nghiệp phải ứng dụng công nghệ vào tổ chức thực hiện công tác kế toán với mục đích tạo ra một hệ thống thông tin kế toán hiệu quả. Hệ thống đó phải hợp lý, chặt chẽ, cung cấp thông tin trung thực, kịp thời, đáng tin cậy với kỹ thuật xử lý tiên tiến nhất.

Vậy hệ thống thông tin kế toán là gì? Và có ảnh hưởng như thế nào đến sự phát triển của doanh nghiệp.

1. Hệ thống thông tin kế toán là gì? 

Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận của hệ thống thông tin của tổ chức tập trung vào việc xử lý dữ liệu kế toán. Nhiều tập đoàn sử dụng hệ thống thông tin dựa trên trí tuệ nhân tạo. Ngành tài chính ngân hàng đang sử dụng AI để phát hiện gian lận. Ngành bán lẻ đang sử dụng AI cho các dịch vụ khách hàng. AI cũng được sử dụng trong ngành an ninh mạng. Nó liên quan đến hệ thống phần cứng và phần mềm máy tính và sử dụng số liệu thống kê và mô hình hóa.

Các nhân viên kế toán được đào tạo chuyên sâu để làm việc với AIS, đảm bảo tỷ lệ chính xác cao nhất trong các giao dịch tài chính và hoạt động lưu trữ tài chính của doanh nghiệp, cũng như đảm bảo dữ liệu tài chính luôn sẵn sàng cho nhu cầu sử dụng trong khi vẫn giữ nguyên dữ liệu gốc.

Mục tiêu của kế toán là lập ra báo cáo tài chính – phương tiện truyền đạt thông tin kế toán tài chính, trình bày kết quả kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp cho những người quan tâm đến nó, được lập theo định kỳ và theo quy định bắt buộc, gồm các báo cáo sau: 

Bảng cân đối kế toán 

Kết quả hoạt động kinh doanh

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ 

Thuyết minh báo cáo tài chính

Người sử dụng thông tin kế toán

Người quản lý doanh nghiệp

Người có lợi ích trực tiếp từ hoạt động của doanh nghiệp

Người có lợi ích gián tiếp từ hoạt động của doanh nghiệp

2. Thành phần hệ thống thông tin kế toán 

Hệ thống thông tin kế toán cơ bản thường gồm có các thành phần sau: 

Con người

Những người trong hệ thống thông tin kế toán đơn giản là người dùng hệ thống. Các chuyên gia có thể cần sử dụng AIS của một tổ chức bao gồm kế toán, tư vấn, nhà phân tích kinh doanh, người quản lý, giám đốc tài chính và kiểm toán viên. AIS giúp các phòng ban khác nhau trong một công ty làm việc cùng nhau. Với AIS được thiết kế tốt, tất cả mọi người trong một tổ chức được ủy quyền làm như vậy có thể truy cập cùng một hệ thống và nhận được thông tin tương tự. AIS cũng đơn giản hóa việc nhận thông tin cho những người bên ngoài tổ chức, khi cần thiết. AIS nên được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của những người sẽ sử dụng nó. Hệ thống cũng nên dễ sử dụng và cần cải thiện, không gây trở ngại, hiệu quả.

Dữ liệu

Để lưu trữ thông tin, hệ thống thông tin kế toán phải có cấu trúc cơ sở dữ liệu giống như ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL), ngôn ngữ máy tính thường xuyên được ứng dụng cho cơ sở dữ liệu. Hệ thống cũng sẽ cần nhiều đầu vào khác nhau để nhập dữ liệu và để cho từng người dùng hệ thống, cũng như các định dạng đầu ra khác nhau nhằm đáp ứng nhu cầu của từng người dùng khác nhau và các loại thông tin khác nhau.

Dữ liệu chứa trong hệ thống là tất cả các thông tin tài chính-kế toán phù hợp với thực tiễn kinh doanh của doanh nghiệp. Bất kỳ dữ liệu kinh doanh nào tác động đến hệ thống tài chính của doanh nghiệp đều phải đi vào hệ thống.

Loại dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán sẽ phụ thuộc vào quy mô và loại hình của doanh nghiệp, tuy nhiên nó có thể bao gồm những loại dữ liệu sau đây:

Hóa đơn bán hàng

Các báo cáo thanh toán của khách hàng

Các báo cáo phân tích kinh doanh

Yêu cầu mua hàng

Hóa đơn của đơn vị cung cấp

Kiểm tra sổ đăng ký

Sổ cái chung

Dữ liệu kiểm kê

Thông tin liên quan đến biên chế

Bảng chấm công

Thông tin thuế

Thủ tục và hướng dẫn

Thủ tục và hướng dẫn của hệ thống thông tin kế toán là các phương thức mà nó sử dụng để thu thập, tổng hợp, lưu trữ, quản lý, truy xuất và xử lý dữ liệu. Những phương pháp này đều hoạt động một cách tự động. Dữ liệu có thể đến từ cả hai nguồn: nội bộ (ví dụ: nhân viên trong doanh nghiệp) và nguồn bên ngoài (ví dụ: các đơn đặt hàng trực tuyến của khách hàng).

Các thủ tục và hướng dẫn này sẽ được mã hóa trong hệ thống thông tin kế toán thông qua tài liệu và đào tạo. Để có được hiệu quả cao nhất, các thủ tục và hướng dẫn phải được tuân thủ nhất quán.

Phần mềm

Thành phần phần mềm của AIS là các chương trình máy tính được sử dụng để lưu trữ, truy xuất, xử lý và phân tích dữ liệu tài chính của công ty. Hiện nay hầu như các công ty đang sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm máy tính làm cơ sở cho AIS.

3. Các chức năng của hệ thống thông tin kế toán

Thu thập và lưu trữ các dữ liệu về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Xử lý và cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng liên quan như:

Cung cấp báo cáo tài chính cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp (khách hàng, nhà đầu tư, kiểm toán viên).

Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và tin cậy phục vụ cho việc lập kế hoạch.

Cung cấp thông tin hữu ích cho hoạt động quản lý, kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện kế hoạch.

Cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác cho hoạt động điều hành doanh nghiệp hàng ngày.

Hỗ trợ hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp.

Kiểm soát việc tuân thủ các quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp.

Bảo vệ các tài sản vật chất, tài sản trí tuệ của doanh nghiệp.

Kiểm soát hoạt động liên quan đến thông tin trong doanh nghiệp để đảm bảo chúng luôn được xử lý một cách chính xác và kịp thời. 

4. Nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin kế toán

Nguyên tắc thiết kế hệ thống mã

Hệ thống mã là tập hợp các ký tự theo nguyên tắc nhất định để mô tả thông tin đối tượng, nhằm mục đích thuận tiện cho việc xử lý và lưu trữ.

Phù hợp nhu cầu thông tin yêu cầu. 

Linh hoạt, phù hợp nhu cầu phát triển. 

Dễ sử dụng. 

Nguyên tắc tổ chức các kiểm soát trong hệ thống kế toán

Kiểm soát sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cá nhân trong bộ máy kế toán.

Kiểm soát thiết bị nhằm đảm bảo an toàn về mặt kỹ thuật và hiện vật.

Kiểm soát được hoạt động xử lý của phần mềm và an toàn cho phần mềm.

Kiểm soát việc truy cập hệ thống để đảm bảo an toàn dữ liệu và chương trình xử lý.

Kiểm soát an toàn lưu trữ dữ liệu.

Có kế hoạch dự phòng giúp hệ thống hồi phục nhanh khi thiên tai, hỏa hoạn, phá hoại xảy ra.

Kiểm soát nhập liệu: kiểm soát tính hợp lệ của dữ liệu như tính có thực,chính xác và đầy đủ…

Kiểm soát xử lý dữ liệu: kiểm tra nhập trùng, nhập sai số liệu. 

Kiểm soát kết quả dữ liệu.

5. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán

Lưu trữ và xử lý dữ liệu

Khoa học công nghệ ngày càng phát triển, kéo theo sự phát triển mạnh mẽ của các ngành kinh tế khác. Điều đó đã đặt ra một thách thức to lớn cho các doanh nghiệp về vấn đề lưu trữ và quản lý thông tin tài chính-kế toán. Lúc này, vai trò của hệ thống sẽ phát huy tối đa. Hệ thống thông tin kế toán đảm nhận nhiệm vụ lưu trữ và xử lý thông tin để cung cấp những thông tin hữu ích và đáng tin cậy nhất phục vụ cho những quyết định chiến lược của doanh nghiệp.

Cầu nối cho hệ thống tác nghiệp và hệ thống quản trị

Hệ thống thông tin kế toán được phát triển như một cầu nối giữa hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp của các tổ chức và doanh nghiệp. Ngoài vai trò chính là lưu trữ và xử lý thông tin, thì hệ thống còn có nhiệm vụ thống kê tổng hợp để đưa ra các báo cáo kế toán chính xác, từ đó các doanh nghiệp có thể giải quyết công việc kế toán nhanh chóng, tăng cường tính tương tác trong quá trình làm việc.

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Hệ thống thông tin kế toán góp phần không nhỏ để tiết kiệm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp sử dụng. Khi sử dụng hệ thống, nhà quản lý sẽ tránh được những sai sót không đáng có trong lưu trữ thông tin. Qua đó, phần nào hạn chế những tổn thất có thể xảy ra, giúp cho doanh nghiệp tránh được những thiệt hại nghiêm trọng về mặt tài chính.

Tóm lại, hệ thống thông tin kế toán đã phần nào giải quyết ba vấn đề lớn của doanh nghiệp tư nhân hiện nay. Thứ nhất, hỗ trợ và nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp, thứ hai là hỗ trợ việc ra quyết định cho doanh nghiệp, cuối cùng là hỗ trợ nghiệp vụ, hoạt động sản xuất kinh doanh giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển thịnh vượng.