Thấu hiểu những lo lắng này của các bạn, Cùng tìm hiểu qua bài viết này để chia sẻ những quy định của pháp luật xung quanh vấn đề này để các bạn kế toán yên tâm và tự tin khi sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới này.

1. Thời điểm lập hóa đơn điện tử theo quy định mới của pháp luật

Trước khi xác định hóa đơn điện tử mới có cách số và lùi ngày được hay không, chúng ta cùng đi tìm hiểu thời điểm lập hóa đơn.

Theo quy định tại Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về thời điểm lập hóa đơn như sau:

Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp khác (xem chi tiết tại Điều 9, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP).

2. Hóa đơn điện tử mới có cách số và lùi ngày được hay không?

Trước khi trả lời câu hỏi này cần hiểu đúng về các loại hóa đơn điện tử mới được quy định trong Thông tư số 78/2021/TT-BTC và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Theo khoản 2, Điều 3, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP có quy định:

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

Hình 2: Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế

Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì việc cấp mã do cơ quan thuế thực hiện nên doanh nghiệp phải xuất hóa đơn liên tục không được cách số, bỏ số bởi vì những hóa đơn phát hành có mã của cơ quan thuế mới là hóa đơn hợp pháp và đủ điều kiện lưu hành.

Để xác định hóa đơn hợp pháp thì căn cứ theo quy định tại Khoản 7, 8, 9, Điều 3, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử hợp pháp như sau:

– Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định này.

– Sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn, chứng từ giả; sử dụng hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Ngoài ra, quy định về số hóa đơn điện tử cũng ảnh hưởng đến việc lập hóa đơn điện tử cần liên tục tại Khoản 3, Điều 10, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP như sau: 

Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. 

Riêng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử thì hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.

Từ các căn cứ quy định của pháp luật trên về thời điểm, nội dung, hình thức và số hóa đơn điện tử có thể thấy rằng: