Để thực hiện tốt công việc kế toán nhà hàng hay chuẩn bị tốt cho việc tuyển dụng, các bạn cần trang bị kiến thức chuyên môn vững vàng và khả năng linh hoạt trong bối cảnh kinh doanh hiện tại. Đặc biệt, các bạn cần nắm vững 4 lưu ý quan trọng đối với kế toán nhà hàng và lưu ý về việc giảm thuế năm 2021 theo Nghị quyết 406/NQ-UBTVQH15 như sau:

1. Tập hợp giá thành món ăn trong kế toán nhà hàng

1.1 Kiểm soát giá cả đầu vào

Bếp trưởng căn cứ vào số lượng khách và loại thực đơn (thực đơn chọn sẵn – set menu, gọi món -alacarte, tiệc buffet…) để lên thành phần thực phẩm, định lượng món ăn và lập đề nghị mua hàng.

Sau khi nhận được đề nghị từ bộ phận bếp, bộ phận thu mua tiến hành lấy báo giá (tối thiểu là ba báo giá) và lựa chọn nhà cung cấp.

Hàng ngày, sau khi nhập hàng, kế toán thu mua cập nhật giá mua vào để báo cáo lên bếp trưởng, kế toán trưởng và giám đốc cùng kiểm soát.

Bộ phận thu mua nên lập kế hoạch thu mua hàng hóa để kế toán thanh toán cân đối dòng tiền tránh tình trạng thiếu hàng và thiếu tiền.

Bộ phận thu mua cần theo dõi chi tiết tình hình biến động giá (tăng, giảm) của từng nhà cung cấp. Định kỳ mỗi tháng cần đối chiếu giá thị trường với bảng giá các nhà cung cấp mà công ty đang làm việc.

Trường hợp đầu vào chủ yếu mua từ hộ kinh doanh hoặc nông dân thì phải lập bảng kê mua hàng không có hóa đơn theo mẫu số 01/TNDN (Thông tư 78/2014/TT-BTC) kèm theo chứng từ thanh toán, hợp đồng và biên bản giao nhận.

1.2 Xây dựng định mức nguyên vật liệu cho món ăn

Nguyên vật liệu cho món ăn bao gồm nguyên liệu chính và nguyên liệu phụ (gas, gia vị, tiền điện, nước..). 

Căn cứ vào công thức định lượng mỗi món ăn từ bộ phận bếp, kế toán tổng hợp tính và kiểm soát định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng món. Xây dựng định mức tiêu hao với các nguyên vật liệu thay thế.

Để xây dựng định mức nguyên vật liệu chính xác không thể bỏ qua hao hụt được phép xảy ra trong các công đoạn: làm sạch; cắt, thái nguyên liệu; làm mát và bảo quản; xử lý nhiệt (nướng, chiên, rán).

1.3 Giá thành món ăn

Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm về phần hành giá thành của doanh nghiệp.

Giá thành món ăn bao gồm: nguyên vật liệu chính và phụ, nhân công chế biến, chi phí sản xuất chung…

Hay có thể chia thành 4 nhóm chính:

– Chi phí trực tiếp: là chi phí liên quan đến thực phẩm hình thành nên món ăn (chi phí nguyên liệu, gia vị, dụng cụ, chi phí hao hụt trong khi chế biến…).

– Chi phí nhân công: nhân viên bếp, phục vụ, tạp vụ…

– Chi phí bổ sung: thương hiệu, chất lượng dịch vụ, phí quảng cáo…

– Chi phí phát sinh: chi phí khấu hao, thuê mặt bằng, trang thiết bị…

Với loại hình nhà hàng tiệc cưới thì chọn đối tượng tính giá thành theo đơn đặt hàng; loại hình nhà hàng thông thường – bán một số món đặc sản thì chọn đối tượng tính giá thành theo món ăn.

Sau khi xác định được định mức cho nguyên vật liệu chính và phụ, chi phí nhân công và sản xuất chung thường được phân bổ theo tỷ lệ doanh thu vào giá thành mỗi món ăn.

Căn cứ vào giá thành, doanh nghiệp làm cơ sở để xác định giá bán.

Có bốn phương pháp tính giá bán đang được sử dụng: 

– Tính giá theo tỷ lệ phần trăm chi phí thực phẩm.

– Tính giá theo đối thủ cạnh tranh.

– Tính giá theo nhu cầu cung – cầu.

– Tính giá theo khả năng sinh lời.

2. Ghi nhận doanh thu nhà hàng

Doanh thu nhà hàng được ghi nhận theo Chuẩn mực kế toán số 14 (VAS 14) và các quy định kế toán hiện hành: Thông tư 200/2014/TT-BTC, Thông tư 133/2016/TT-BTC…

Khi xuất hóa đơn bán hàng, nếu là hóa đơn giấy phải kèm bảng kê chi tiết từng món ăn; nếu là hóa đơn điện tử thì không lập bảng kê vì hóa đơn điện tử không bị giới hạn về số dòng, phiếu thanh toán của khách hàng phải kèm theo phiếu gọi món.

Lưu ý: Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử từ 1/7/2022; các tỉnh Hà Nội, TP.HCM, Quảng Ninh, Hải Phòng, Bình Định và Phú Thọ áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử từ tháng 11/2021 theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn, kế toán lập bảng kê và xuất chung một hóa đơn vào cuối ngày.

Về tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn bán hàng, các nhà hàng thường xuất hóa đơn với nội dung “Tiếp khách”. Tuy nhiên theo quy định tại Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg có hiệu lực thi hành từ ngày 20/08/2018 thì không có mã ngành nghề “Tiếp khách” mà chỉ có mã ngành nghề “Dịch vụ ăn uống”.

Với loại hình dịch vụ ăn uống, thực khách có thể không cần lấy hóa đơn, do đó nhà hàng có thể không xuất hóa đơn bán hàng để “trốn” doanh thu. Theo nguyên tắc phù hợp, doanh thu phù hợp với chi phí. Nếu doanh nghiệp không chịu xuất hóa đơn đầu ra đồng nghĩa với việc các chi phí đầu vào có thể sẽ bị tồn trong kho. Đối với lĩnh vực nhà hàng, hàng tồn kho về thực tế chủ yếu là các sản phẩm thực phẩm có thời hạn sử dụng không dài, quay vòng liên tục nên việc không cân đối doanh thu – chi phí dẫn tới các rủi ro về thuế và các rủi ro về danh tiếng… cho doanh nghiệp. 

Bên cạnh đó, một số rủi ro mà loại hình nhà hàng hay gặp liên quan đến vấn đề quản trị:

– Nhân viên hủy bỏ phiếu order món ăn và “biển thủ” tiền thu từ khách.

– Sử dụng lại hóa đơn tạm tính trước đó để thanh toán cho khách mới, “biển thủ” khoản tiền thu được…

Do đó, với loại hình nhà hàng kế toán cần lưu ý thêm các vấn đề xuất hóa đơn, xác định doanh thu, số thuế phải nộp, quản lý tiền mặt…

3. Quản lý hàng tồn kho, công cụ dụng cụ, tài sản cố định trong nhà hàng

3.1 Quản lý hàng tồn kho

Mỗi loại hàng tồn kho cần thiết lập mức tồn tối thiểu, tối đa. Vì đặc thù nhà hàng sẽ hoạt động đông khách vào dịp cuối tuần, nghỉ lễ nếu số lượng hàng không đủ cung cấp, ảnh hưởng đến doanh thu và trải nghiệm của khách hàng.

Bên cạnh đó, bộ phận kho phải theo dõi, kiểm tra thường xuyên các mặt hàng có thời hạn sử dụng ngắn đảm bảo chất lượng hàng hóa. Với các mặt hàng tươi sống cần có kế hoạch tồn kho và mua hàng phù hợp.

Việc sắp xếp, phân nhóm, bố trí khoa học các loại nguyên liệu, hàng hóa; sử dụng các công cụ hỗ trợ như giá, kệ, tủ đông, tủ sấy…giúp việc quản lý được thuận tiện, hiệu quả và đảm bảo chất lượng của thực phẩm, hàng hóa…

Khi xuất kho, kiểm tra số lượng yêu cầu xuất với định mức tồn kho theo quy định của nhà hàng.

Khi nhập kho, kiểm tra số lượng đặt hàng theo yêu cầu với số lượng đặt hàng theo quy định và lượng hàng tồn trong kho.

Nếu có trường hợp vi phạm quy định về định mức tồn kho, số lượng đặt hàng hay biến động bất thường cần báo cáo với Trưởng bộ phận.

Định kỳ mỗi tháng, kế toán kho và thủ kho tiến hàng kiểm kê giữa số lượng hàng tồn thực tế và sổ sách trong kho, bếp và quầy bar.

Khi kiểm kê nếu phát hiện bị thiếu hụt hay mất mát, bộ phận kế toán kho và thủ kho tiến hành xác định nguyên nhân, yêu cầu bồi thường với cá nhân gây ra vi phạm.

3.2 Quản lý công cụ dụng cụ, tài sản cố định

Do đặc thù nhà hàng là đơn vị vừa sản xuất vừa cung cấp các dịch vụ phục vụ khách hàng thường có nhiều công cụ dụng cụ, tài sản cố định. Các loại công cụ dụng cụ, tài sản cố định nên được dán nhãn và đánh số để dễ dàng trong công tác quản lý.

Vì tài sản cố định có giá trị lớn và vòng đời sử dụng tương đối dài nên cần xây dựng một quy trình về việc quản lý tài sản cố định.

Quy trình này có thể bao gồm các hoạt động: quản lý đầu tư tài sản cố định; quản lý sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa tài sản cố định; quản lý khấu hao tài sản cố định; quản lý công tác kiểm kê, đánh giá tài sản cố định; thanh lý tài sản cố định.

Định kỳ, kế toán và thủ kho tiến hành kiểm kê, đánh giá tình trạng hư hỏng để có kế hoạch mua mới thay thế.

Kế toán căn cứ vào thời gian sử dụng định mức để đánh giá việc tăng giảm công cụ dụng cụ, tài sản cố định có hợp lý hay không.

Khi kiểm kê nếu phát hiện bị thiếu hụt hay mất mát, bộ phận kế toán và kho tiến hành xác định nguyên nhân, yêu cầu bồi thường với cá nhân gây ra vi phạm.

3.3 Xây dựng hồ sơ, bảng lương theo ca của các bộ phận bếp, phục vụ  

Một trong những cách giúp nhà hàng tiết kiệm chi phí kinh doanh là chia ca làm việc cho các bộ phận bếp, phục vụ, bảo vệ….

Vào thời gian cao điểm (cuối tuần, ngày lễ), nhà hàng sẽ sắp xếp tăng lên số nhân viên phục vụ. Và ngược lại vào các ca sáng ngày bình thường, số lượng khách ít thì cần cắt giảm bớt nhân viên để tránh lãng phí nguồn lực.

Căn cứ vào thông tin lương nhân viên, kỳ lương và bảng chấm công để bộ phận nhân sự xây dựng thang bảng lương chi tiết cho từng nhân viên.

Đồng thời xây dựng các mức cho phép tạm ứng lương cho nhân viên theo % lương tháng hoặc theo quy chế nội bộ riêng của từng nhân viên.

4. Lưu ý về việc giảm thuế năm 2021 theo Nghị quyết 406/NQ-UBTVQH15 về hỗ trợ doanh nghiệp chịu tác động của covid 19

Bên cạnh việc nắm vững kiến thức chuyên môn, hiểu về lĩnh vực hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình làm việc, người làm công tác kế cần luôn chú ý cập nhật những thay đổi mới trong các chính sách kế toán, chính sách thuế và các quy định pháp luật có liên quan. 

Ngày 27/10/2021 nghị định số 92/2021/NĐ-CP được ban hành quy định chi tiết nghị quyết số 406/NQ-UBTVQH15 đưa ra một số giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp chịu tác động của dịch covid 19.

Với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nhà hàng được hỗ trợ giảm thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp:

Về thuế giá trị gia tăng cho dịch vụ ăn uống: giảm thuế giá trị gia tăng từ ngày 01 tháng 11 năm 2021 đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2021 với mức 30% thuế suất thuế GTGT (áp dụng với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ) hoặc doanh nghiệp, tổ chức tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp tỷ lệ % trên doanh thu được giảm 30% mức tỷ lệ % để tính thuế giá trị gia tăng.

Về thuế TNDN: được giảm 30% số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp của kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2021 đối với doanh nghiệp, tổ chức có doanh thu không quá 200 tỷ đồng và doanh thu năm 2021 giảm so với năm 2019.

Hiện nay, các nhà hàng có thể nhờ đến sự hỗ trợ của các phần mềm công nghệ trong công tác kế toán để giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả.

5. Giới thiệu thêm về mô hình tổ chức bộ máy kế toán nhà hàng có quy mô lớn

Nhà hàng là lĩnh vực kinh doanh vừa là dịch vụ, vừa là sản xuất nên quy trình kế toán nhà hàng là đặc thù của hai loại hình này: từ khâu xác định chính xác các dịch vụ, sản phẩm mà nhà hàng cung cấp, đến khâu nhập nguyên vật liệu, chế biến các món ăn và cuối cùng là bán sản phẩm, thu về doanh thu.

Việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ: bộ máy, quy trình hoạt động, định biên nhân sự, mô tả công việc chi tiết cho mỗi vị trí để vận hành hiệu quả, đảm bảo tính nhất quán và quy chuẩn cần thiết và quan trọng.

Tùy theo quy mô và đặc thù, mỗi nhà hàng sẽ có cách thiết lập bộ máy phù hợp, nhân viên kế toán cũng sẽ đảm nhận các nhiệm vụ khác nhau.

Kế toán thu mua: làm việc với bếp trưởng lập đề nghị và tiến hành mua hàng. 

Với các nguyên vật liệu có thời gian sử dụng lâu dài: các loại gia vị, nguyên vật liệu nhập với số lượng nhiều để được giảm giá, tiết kiệm chi phí; với các nguyên vật liệu như hàng tươi sống, rau củ quả,….nhập sao cho vừa đảm bảo chất lượng vừa đủ để tránh gây lãng phí.

Kế toán doanh thu – ngân hàng: kiểm tra hàng hóa tại quầy, kiểm bill, soát bill, xuất hóa đơn bán hàng và các thủ tục ngân hàng. 

Kế toán công nợ phải thu: theo dõi và lên kế hoạch thu hồi đúng hạn. Thông thường công nợ phải thu với nhà hàng thường thấp vì khách hàng hầu như thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản ngay sau khi ăn. 

Với các khoản khách hàng thanh toán trước cần theo dõi chi tiết và đối chiếu với hợp đồng kinh tế, phiếu nhận cọc. Một số nhà hàng kế toán công nợ phải thu cũng có thể kiêm nhiệm kế toán doanh thu.

Kế toán công nợ phải trả: theo dõi, đối chiếu với kế toán thu mua để lên lịch thanh toán cho nhà cung cấp. Đồng thời theo dõi nhập xuất tồn nguyên vật liệu, hàng hóa, tài sản cố định và công cụ dụng cụ. Với lĩnh vực nhà hàng, danh sách các nhà cung cấp khá lớn. Do đó, kế toán công nợ phải trả cần thận trọng khi nhận hóa đơn đầu vào, phải dùng các công cụ để đối chiếu tính hợp pháp của hóa đơn, tránh tình trạng bị loại chi phí và thuế đầu vào khi thanh tra quyết toán từ cơ quan thuế, kiểm toán.

Các khoản công nợ phải trả nội bộ như lương cần đối soát với bộ phận nhân sự và kiểm tra đầy đủ chứng từ trước khi tiến hành chi trả.

Trong các mô hình nhà hàng quy mô nhỏ, kế toán thu mua có thể kiêm nhiệm theo dõi công nợ phải trả.

Thủ quỹ: thu, chi và lập báo cáo các khoản thu chi

Kế toán tổng hợp: kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh, bút toán tính giá thành, lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, báo cáo thuế cho cơ quan nhà nước. Vị trí này chỉ đứng sau kế toán trưởng nên kế toán tổng hợp hỗ trợ đắc lực trong việc kiểm soát toàn bộ công việc kế toán.

Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm cao nhất, đầu mối để đưa ra các quyết định về đối nội, đối ngoại và kiểm soát bộ máy tài chính của doanh nghiệp.

Sưu tầm internet