• Khó khăn kiểm soát số lượng hóa đơn đầu vào tại một thời điểm
• Dễ bỏ sót hoặc nhập 2 lần một hóa đơn lên phần mềm kế toán
• Không kiểm tra được tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào
• Mất thời gian nhập liệu dữ liệu lên phần mềm kế toán

Cách 1: Tạo 1 email mới chỉ dùng để nhận hóa đơn điện tử đầu vào

Ưu điểm:

• Mail hóa quản lý riêng, không bị nhầm lẫn với các email khác
• Kế toán mới có thể theo dõi dữ liệu

Hạn chế:

• Tạo email cá nhân nên không chuyên nghiệp, thiếu tin tưởng từ doanh nghiệp cung cấp. Nhà cung cấp có thể yêu cầu xác nhận email nhiều lần để chứng thực
• Nguy cơ mất dữ liệu khi tài khoản email bị khóa. Kế toán không làm việc tại đơn vị nữa sẽ phải sao lưu dữ liệu sang 1 tài khoản email mới
• Kế toán vẫn phải hạch toán thủ công lên phần mềm kế toán , có thể xảy ra một số sai sót trong quá trình nhập liệu

Cách 2: Nhận email hóa đơn điện tử đầu vào in giấy để lưu trữ

Ưu điểm:

• Không cần tạo email mới để nhận hóa đơn đầu vào
• Không bị mất dữ liệu khi quản lý bằng email

Hạn chế:

• Tốn kém chi phí giấy, in ân, lưu trữ
• Quản lý nhiều mối khó tra cứu, kiểm tra hóa đơn
• Không có giải pháp kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn
• Kế toán phải hạch toán thủ công lên phần mềm kế toán

Cách 3: Nhận email hóa đơn điện tử đầu vào sau đó lưu ảnh vào folder máy tính để theo dõi

Ưu điểm:

• Dễ thao tác, phù hợp với các doanh nghiệp quy mô siêu nhỏ ít mua phát sinh mua hàng hóa, dịch vụ sản xuất

Hạn chế:

• Không thao tác với nhiều hóa đơn một lúc
• Không lọc được tất cả hóa đơn theo cùng một nhà cung cấp khi cần tra cứu
• Kiểm tra hóa đơn đầu vào bằng mắt thằng nên dễ sai sót
• Nguy cơ mất dữ liệu khi máy tính lưu trữ gặp sự cố
• Kế toán phải nhập liệu thủ công lên phần mềm kế toán
• Quy trình rườm rà mất nhiều thời gian của kế toán

Cách 4: Nhận email làm bằng bảng kê trên bảng tính Excel

Ưu điểm:

• Phú hợp với thói quen dùng bảng tính excel của kế toán
• Phù hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ

Hạn chế:

• Nhập tay dữ liệu từ email vào bảng tính dễ gây sai sót, nhập thừa, thiếu hóa đơn
• Khó tra cứu hóa đơn gốc trên email và sổ dữ liệu trên bảng tính
• Không có phương pháp kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn
• Nguy cơ mất dữ liệu hoặc sai số khi nhập liệu bảng tính lên phần mềm kế toán
• Tốn thời gian để kiểm tra, đối chiếu thông tin với hóa đơn gốc
• Dữ liệu lưu trữ nhiều nguồn, không đồng nhất

Cách 5: Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào

Ưu điểm:

• Tiết kiệm thời gian nhận và phân loại email thủ công
• Hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu
• Tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử đầu vào: thông tin doanh nghiệp, thông tin hóa đơn, chữ ký số...
• Đồng bộ dữ liệu trên phần mềm kế toán
• Quản lý tập trung tại 1 đầu mối duy nhất
• Dễ dàng tìm kiếm, tra cứu hóa đơn khi cần