• banner t5
  • “GIẢM TƯNG BỪNG- MỪNG SINH NHẬT
  • Phần Mềm Kế Toán Simba
  • Tin tức

Tin tức & sự kiện

7 ĐIỀU VỀ CHỨNG TỪ KHẤU TRỪ THUẾ TNCN ĐIỆN TỬ MỚI NHẤT 2023

13:57:4320/04/2023

Theo như Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành quy định về các loại chứng từ điện tử, nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử đang được rất nhiều người quan tâm vì đóng vai trò quan trọng trong việc kinh doanh của công ty.

Hãy cùng tìm hiểu cụ thể trong bài viết này

  1. KHI NÀO CẦN LẬP CHỨNG TỪ KHẤU TRỪ THUẾ TNCN ĐIỆN TỬ

Không phát sinh khấu trừ có cần kê khai hay không?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN dành cho trường hợp có khấu trừ thuế, còn trường hợp không khấu trừ thì NLĐ làm thư xác nhận thu nhập để làm hồ sơ quyết toán thuế trực tiếp với CQT.

Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Tại Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân như sau:

“Điều 31. Thời điểm lập chứng từ

Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.”

Tuy nhiên trên thực tế, có rất ít các doanh nghiệp lập chứng từ ngay tại thời điểm khấu trừ thuế TNCN của người lao động.

Tổ chức khấu trừ tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử, không bắt buộc phải đăng ký, thông báo phát hành, chuyển dữ liệu điện tử đến Cơ quan Thuế.

Trong thời gian chưa kịp triển khai chứng từ khấu trừ điện tử, các tổ chức (bao gồm cả cơ quan thuế) có thể sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo hình thức tự phát hành (là các chứng từ tự in theo Thông tư số 37/2010/TT-BTC đã thông báo phát hành trước ngày 01/07/2022). Hoặc đối với trường hợp đang còn tồn chứng từ khấu trừ do Cơ quan Thuế cấp thì tiếp tục sử dụng.

Đồng thời, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, các doanh nghiệp tư nhân chi trả thu nhập không phải thực hiện thủ tục báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế với cơ quan thuế.

Lưu ý: Từ 01/7/2022, Cơ quan Thuế không tiếp tục cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN do Cơ quan Thuế đặt in.

  1. THỦ TỤC MUA CHỨNG TỪ KHẤU TRỪ THUẾ TNCN ĐƯỢC THỰC HIỆN THẾ NÀO?

Theo Công văn 2455/TCT-DNNCN năm 2022, cơ quan thuế không tiếp tục bán chứng từ khấu trừ thuế TNCN do cơ quan thuế đặt in; những trường hợp đang còn tồn chứng từ khấu trừ mua của cơ quan thuế thì vẫn tiếp tục sử dụng.

Do đó, ở thời điểm hiện tại, doanh nghiệp, tổ chức không thể làm thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại cơ quan thuế.

Nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu chuyển đổi và sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN theo Nghị định 123, Thông tư 78, MISA đã phát hành phần mềm MISA AMIS Thuế TNCN đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ chứng từ điện tử mới nhất, cùng với nhiều lợi ích tuyệt vời như:

  • Cung cấp bộ hồ sơ đăng ký mẫu theo Thông tư 78, đơn vị sử dụng mẫu này nộp đăng ký với Cơ quan thuế.
  • Đáp ứng thiết lập mẫu, lập và ký điện tử mẫu chứng từ khấu trừ theo Nghị định 123, Thông tư 78.
  • Xử lý các chứng từ đã lập khi có sai sót.
  • Lập và nộp bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gửi Cơ quan thuế.

Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử của mỗi đơn vị cung cấp sẽ có những khác biệt nhất định. Tuy nhiên nhìn chung, doanh nghiệp sẽ cần tiến hành theo các bước sau:

- Bước 1: Doanh nghiệp tham khảo và lựa chọn mua gói chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình

- Bước 2: Cung cấp hồ sơ đăng ký dịch vụ và nhân viên kinh doanh của đơn vị cung cấp phần mềm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử tiến hành làm hợp đồng cung cấp dịch vụ chứng từ điện tử cho khách hàng.

Thông thường hồ sơ đăng ký dịch vụ sẽ cần các giấy tờ sau đây:

01 bản scan Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp

01 bản scan Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.

Trường hợp người ký được ủy quyền: Cung cấp thêm giấy ủy quyền và Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người được ủy quyền.

- Bước 3: Nhân viên đơn vị cung cấp phần mềm lập chứng từ điện tử hướng dẫn khách hàng cách sử dụng.

- Bước 4: Sau khi khách hàng dùng thử xong, đơn vị cung cấp sẽ chính thức bàn giao phần mềm cho khách hàng sử dụng.

Lưu ý: Công văn 2455/TCT-DNNCN năm 2022 của Tổng cục thuế cũng nêu rõ, tổ chức khấu trừ khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử không bắt buộc phải đăng ký, thông báo phát hành, chuyển dữ liệu điện tử đến CQT, tổ chức khấu trừ tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định.

Theo dõi mọi thông tin về thuế TNCN qua Fanpage AMIS Thuế TNCN.

  1. NỘP BÁO CÁO CHỨNG TỪ KHẤU TRỪ THUẾ TNCN QUA MẠNG NHƯ THẾ NÀO?

Việc báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN chỉ áp dụng đối với loại chứng từ tự tin trên máy tính theo quy định tại Thông tư 37/2010/TT-BTC. Tuy nhiên, Thông tư 37/2010/TT-BTC đã bị bãi bỏ hiệu lực bởi Quyết định 79/QĐ-BTC năm 2023, có hiệu lực từ ngày 31/01/2023.

Mặt khác, ở thời điểm hiện tại, tất cả các doanh nghiệp đã chuyển sang cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Bên cạnh đó, Thông tư 78/2021/TT-BTC cũng không có quy định về việc phải nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.

Chính vì vậy, ở thời điểm hiện tại, khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, các doanh nghiệp chi trả thu nhập không cần phải thực hiện nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế với cơ quan thuế.

Trước đây, khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN do doanh nghiệp tự in thì doanh nghiệp có thể thực hiện báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN qua mạng. Giờ đây, khi không còn sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in, doanh nghiệp không cần báo cáo tình hình sử dụng chứng từ thuế TNCN qua mạng nữa.

  1. VỀ ĐỊNH DẠNG CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ KHẤU TRỪ THUẾ TNCN

Tại Khoản 2 và 3, Điều 33 Nghị định số 123 ngày 19/10/2022 của Chính Phủ có quy định rõ về định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân như sau:

“Điều 33. Định dạng chứng từ điện tử

Định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân:

  • Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 30 Nghị định này theo hình thức điện tử tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định này.
  • Chứng từ điện tử, biên lai điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử”
  1. VỀ CÁC NỘI DUNG BẮT BUỘC CẦN CÓ TRÊN CHỨNG TỪ KHẤU TRỪ THUẾ TNCN ĐIỆN TỬ

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trên chứng từ thuế TNCN điện tử cần có những nội dung bắt buộc sau:

“Điều 32. Nội dung chứng từ

Chứng từ khấu trừ thuế có các nội dung sau:

a) Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;

c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);

d) Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

đ) Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;

e) Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

g) Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.”

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.”

  1. VỀ VIỆC BẢO QUẢN, LƯU TRỮ HÓA ĐƠN, CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ

Tại Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định nội dung về việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:

“Điều 6. Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ

Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

a) Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

b) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

c) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.”

  1. ĐIỀU KIỆN ĐỂ CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ ĐẢM BẢO TÍNH PHÁP LÝ

Chứng từ điện tử gồm đầy đủ nội dung cơ bản theo pháp luật quy định

Để có giá trị pháp lý và được công nhận thì chứng từ điện tử phải có đầy đủ thông tin cơ bản tại Điều 16, Luật kế toán 2015.

Độ an toàn, bảo mật của chứng từ phải được đảm bảo

Chứng từ điện tử cần đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn dữ liệu. Thông tin trong quá trình sử dụng, lưu trữ phải được quản lý và kiểm tra thường xuyên để tránh bị xâm nhập, khai thác trái phép.

Đảm bảo tính xác thực thông tin

Chứng từ cần rõ ràng, kịp thời đầy đủ và tuân theo quy định tại nội dung mẫu. Nếu chưa có mẫu cho chứng từ thì đơn vị kế toán có thể tự lập chứng từ kế toán nhưng cần phải đảm bảo đầy đủ các nội dung được quy định.

Chữ ký trên chứng từ điện tử phải là chữ ký số

Theo Điều 32, Khoản 1 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP; tổ chức bắt buộc phải sử dụng chữ ký số trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.

Nguồn: Sưu tầm Internet

Số tổng đài mới của SimbaHCM: 1900 63 66 89