1. Nghiệp vụ mua nguyên vật liệu, hàng hóa.

Đối với hàng hóa mua trong nước.

- Đơn đặt hàng

- Hợp đồng kinh tế

- Hóa đơn GTGT.

- Chứng từ thanh toán cho người bán, đối với hóa đơn trên 20 triệu đồng thì phải có chứng từ thanh toán không dùng TM.

- Biên bản bàn giao

- Đối chiếu công nợ vào cuối năm

Đối với hàng hóa nhập khẩu.

- Hợp đồng bán hàng hoá, gia công hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

- Tờ khai hải quan đối với hàng hoá xuất khẩu đã làm xong thủ tục hải quan

- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng

Hóa đơn thương mại.

- Chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu, thuế môi trường, thuế tiêu thụ đặc biệt nếu có

- Chứng từ nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu

- Các chi phí kho bãi, vc

2. Nghiệp vụ bán hàng hóa.

Đối với hàng hóa bán trong nước.

- Hợp đồng.

- Hóa đơn GTGT

- Đơn đặt hàng

- Biên bản bản giao

- Đối chiếu cộng nợ cuối năm

- Đối với hàng bán bị trả lại phải có biên bản và các thỏa thuận của các bên liên quan

Đối với hàng hóa xuất khẩu.

- Hợp đồng bán hàng hoá, gia công hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

- Tờ khai hải quan đối với hàng hoá xuất khẩu đã làm xong thủ tục hải quan

- Hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu phải thanh toán qua ngân hàng

- Hóa đơn thương mại.

- Chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu

- Cp kho bãi, vc,...

3. Chi phí tiền lương, tiền công: Để đưa chi phí tiền lương, thưởng vào chi phí hợp lý thì bạn cần chuẩn bị những chứng từ sau

- Hợp đồng lao động

- Quy chế tài chính

- Quy chế tiền lương, thưởng, công tác phí

- Thỏa ước lao động tập thể ( nếu có)

- Quyết định tăng lương (trong trường hợp tăng lương)

- Bảng chấm công hàng tháng.

- Bảng thanh toán tiền lương

- Thang bảng lương do doanh nghiệp tự xây dựng.

- Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ thanh toán qua ngân hàng

- Mã số thuế thu nhập cá nhân (danh sách nhân viên được đăng ký MSTTNCN)

- Một bộ hồ sơ nhân sự đầy đủ có xác nhận của chính quyền địa phương: Sơ yếu lý lịch, bằng cấp, CMND hoặc CCCD

Đối với những lao động thời vụ không khấu trừ 10% thu nhập trước khi trả lương thì phải có mẫu ck 08-CK/TNCN

+ Đối với hợp đồng giao khoán cần có:

- Hợp đồng giao khoán

- Biên bản bàn giao

- Biên bản nghiệm thu

- Chứng từ thanh toán tiền

- CMND, CCCD người đứng ra nhận giao khoán

4. Các khoản phụ cấp cho người lao động: Nếu DN bạn có các khoản phụ cấp cho người lao động như xăng xe, điện thoại, trang phục, ăn ca thì cần được quy định tại 1 trong các hồ sơ sau:

- Hợp đồng lao động.

- Thỏa ước lao động tập thể.

- Quy chế tài chính.

- Chứng từ chi tiền cho người lao động.

5. Chi phí công tác:

- Quyết định cử đi công tác (giấy điều động đi công tác): Nêu rõ cán bộ được cử đi, nội dung, thời gian, phương tiện.

- Giấy đi đường có xác nhận của Doanh nghiệp cử đi công tác (ngày đi, ngày về), xác nhận của nơi được cử đến công tác (ngày đến, ngày đi) hoặc xác nhận của nhà khách nơi lưu trú.

- Các chứng từ, hóa đơn trong quá trình đi lại: Như vé máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi,….

6. Chi mua sắm tài sản cố định hoặc nhượng bán, thanh lý tài sản, khấu hao tài sản.

Hồ sơ ghi tăng tài sản:

- Quyết định mua TSCĐ

- Hợp đồng mua, thanh lý hợp đồng.

- Hóa đơn

- Biên bản giao nhận tài sản

- Chứng từ thanh toán

- Khi đăng ký xe: Giấy nộp tiền lệ phí trước bạ, phí biển, ...

Nếu là xây dựng cơ bản cần có thêm:

- Dự toán, bản vẽ công trình

- Hồ sơ quyết toán công trình ( nếu là xây dựng)

- Biên bản nghiệm thu, bàn giao công trình.

Hồ sơ ghi giảm tài sản gồm có

- Quyết định thanh lý, hủy tài sản

- Hợp đồng bán tài sản và thanh lý hợp đồng

- Hóa đơn bán tài sản

- Biên bản bài giao tài sản

- Chứng từ thanh toán

- Chứng từ Chi phí thanh lý nếu có

Chi phí khấu hao tài sản.

- Đăng ký trích khấu hao tài sản cố định. Nếu có

-Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định.

7. Bộ chứng từ vé máy bay

Nếu doanh nghiệp trực tiếp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử thì cần:

- Vé máy bay điện tử.

- Thẻ lên máy bay (boarding pass)

- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Nếu không thu hồi được thẻ lên máy bay thì cần:

- Vé máy bay điện tử,

- Giấy điều động đi công tác.

- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Nếu doanh nghiệp giao cho cá nhân tự mua vé máy bay, (Chỉ với vé máy bay dưới 20tr) thanh toán bằng thẻ ATM hoặc thẻ tín dụng mang tên cá nhân, sau đó về thanh toán lại

với doanh nghiệp thì chứng từ gồm:

- Vé máy bay.

- Thẻ lên máy bay (trường hợp thu hồi được thẻ).

- Các giấy tờ liên quan đến việc điều động NLĐ đi công tác có xác nhận của

DN, quy định của DN cho phép người lao động thanh toán công tác phí bằng thẻ cá nhân do người lao động được cử đi công tác là chủ thẻ và thanh toán lại với DN.

- Chứng từ thanh toán tiền vé của DN cho cá nhân mua vé.

- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân.

8. Chi phí phúc lợi như hiếu, hỉ, sinh nhật, nghỉ mát.

Đối với chi phí nghỉ mát

- Hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng nếu thuê các tổ chức cung cấp dịch vụ.

- Bảng kê danh sách người lao động được tham gia đi nghỉ mát

- Quyết định của Giám đốc về việc đi nghỉ mát, quyết định phê duyệt kinh phí.

- Các hóa đơn tiền phòng, ăn uống đầy đủ nếu có, nếu là đơn vị cung cấp dịch vụ cho công ty thì phải thể hiện trên văn bản.

- Chứng từ thanh toán.

Đối với các khoản phúc lợi như hiếu, hỉ, sinh nhật, chi cho con người lao động

- Quy định trong quy chế tài chính hay thỏa ước lao động của công ty

- Đề nghị chi của công đoàn, phòng nhân sự hay đại diện NLĐ trong công ty

- Chứng từ chi tiền

- Photo giấy xác nhận như giấy đăng ký kết hôn, giấy báo tử…. các giấy tờ liên quan đến các khoản chi đó.

9. Các chi phí mua hàng trực tiếp của người dân hoặc cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng: Các khoản chi phí này gồm:

+ Các khoản chi phí này như chi phí thuê nhà, thuê xe của cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm. Chi phí mua đồ dùng, sản phẩm hàng hóa, dịch vụ do người sản xuất trực tiếp bán ra. Bộ chứng từ của các khoản chi này gồm:

- Bảng kê 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT¬BTC

- Hợp đồng mua bán, thuê nhà.

- Chứng từ thanh toán cho người bán

- Xác nhận mua hàng của chính quyền địa phương nơi mua hàng (nếu có) khi mua trực tiếp từ nông dân ko đăng ký kinh doanh

10. Chứng từ đối với việc góp vốn bằng tài sản.

– Nếu doanh nghiệp khác góp vốn:

+ Biên bản góp vốn sản xuất kinh doanh.

+ Biên bản định giá tài sản của Hội đồng giao nhận vốn góp của các bên góp

+ Biên bản giao nhận tài sản.

+ Bộ hồ sơ về nguồn gốc tài sản.

+ Chuyển đổi chủ sở hữu của tài sản (nếu có).

+ Chứng từ liên quan khác

– Cá nhân góp vốn thành lập doanh nghiệp.

+ Biên bản chứng nhận góp vốn.

+ Biên bản giao nhận tài sản.

+ Biên bản định giá tài sản của Hội đồng thành viên, hoặc Hội đồng quản trị

+ Chuyển đổi chủ sở hữu của tài sản (nếu có).

+ Chứng từ liên quan khác...

11. Chứng từ ngân hàng

- Sổ phụ

- Giấy báo nợ, giấy báo có

12. Hồ sơ vay mượn cá nhân, tổ chức

- Vay mượn cá nhân: hợp đồng vay/mượn, chứng từ trả gốc, lãi

- Vay tổ chức: hợp đồng vay, khế ước vay, chứng từ chi trả gốc và lãi...

13. Chi phí tổ chức sự kiện

- cấp phép của cơ quan có thẩm quyền

- Hồ sơ sự kiện: Dự toán, thuê địa điểm, chứng từ...

- Hồ sơ và chứng từ tài trợ nếu có

Nguồn: Hoa Ban Trắng Nguyễn