Kế toán doanh nghiệp (DN) phần mềm là người chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc thực hiện các công việc liên quan đến sổ sách kế toán, thuế tại DN phần mềm. Ngoài những công việc cơ bản kế toán DN phần mềm còn phải thực hiện nhiều công việc đặc thù của DN phần mềm.

Đặc thù DN phần mềm: DN phần mềm là các DN kinh doanh với các sản phẩm chính là phần mềm, công nghệ phần mềm, phân phối và phát triển các sản phẩm phần mềm như: Hosting, Domain, các phần mềm, các giải pháp phần mềm, website,…

Các loại dịch vụ phần mềm gồm:

• Dịch vụ quản trị, bảo hành, bảo trì hoạt động của phần mềm và hệ thống thông tin.
• Dịch vụ tư vấn, đánh giá, thẩm định chất lượng phần mềm.
• Dịch vụ tư vấn, xây dựng dự án phần mềm.
• Dịch vụ tư vấn định giá phần mềm.
• Dịch vụ chuyển giao công nghệ phần mềm.
• Dịch vụ tích hợp hệ thống.
• Dịch vụ bảo đảm an toàn, an ninh cho sản phẩm phần mềm, hệ thống thông tin.
• Dịch vụ phân phối, cung ứng sản phẩm phần mềm.
• Các dịch vụ phần mềm khác.

Công văn 2962/CT-TTHT 2019, Công văn 2270/TCT-CS 2020 của Tổng cục thuế đối với Công ty phần mềm quy định

Về thuế TNDN

Trường hợp DN được cấp phép thực hiện dự án đầu tư mới đáp ứng điều kiện là dự án đầu tư mới theo quy định tại Khoản 3, Điều 10, Thông tư 96/2015/TT-BTC và Dự án đầu tư mới này hoạt động trong lĩnh vực sản xuất sản phẩm phần mềm thì thu nhập từ hoạt động này được hưởng ưu đãi thuế:

Thuế suất ưu đãi 10% trong thời hạn 15 năm, kể từ năm đầu tiên có doanh thu từ dự án đầu tư mới;
Miễn thuế 04 năm kể từ năm đầu tiên DN có thu nhập chịu thuế từ dự án đầu tư mới được hưởng ưu đãi thuế và giảm 50% số thuế phải nộp trong 09 năm tiếp theo. Trường hợp DN không có thu nhập chịu thuế trong ba năm đầu, kể từ năm đầu tiên có doanh thu từ dự án đầu tư mới thì thời gian miễn thuế, giảm thuế được tính từ năm thứ tư dự án đầu tư mới phát sinh doanh thu.DN thực hiện chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ và nộp Thuế TNDN theo kê khai để được áp dụng ưu đãi.

Về thuế GTGT

Hoạt động sản xuất sản phẩm phần mềm và dịch vụ phần mềm thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT theo quy định tại Khoản 21, Điều 4, Thông tư 219/2013/TT-BTC.

Trường hợp DN sản xuất sản phẩm phần mềm cho tổ chức, cá nhân nước ngoài và tiêu dùng ở ngoài Việt Nam; Cung ứng cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan và tiêu dùng trong khu phi thuế quan theo quy định của pháp luật thì thuộc đối tượng áp dụng thuế suất thuế GTGT là 0% nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định tại Điều 9, Thông tư 219/2013/TT-BTC.

Công việc cần làm của kế toán DN phần mềm

• Căn cứ vào các hợp đồng dịch vụ thiết kế website, phần mềm ứng dụng và tiện ích để tính giá thành, doanh thu của sản phẩm cho DN.
• Thực hiện kiểm tra chứng từ, hồ sơ từ các hợp đồng dịch vụ của khách hàng để cập nhật hệ thống, lưu trữ và dễ dàng truy xuất dữ liệu khi cần, đề xuất hướng xử lý nếu có sai sót của chứng từ.
• Tính toán và thực hiện phản ánh, báo cáo các khoản chi phí, nghiệp vụ phát sinh của DN như: Chi phí thiết bị máy móc, trang thiết bị làm việc,…
• Thực hiện tính doanh thu và lợi nhuận theo tháng, quý, năm,… để báo cáo và phản ánh doanh thu dịch vụ và xác nhận đúng kết quả kinh doanh.
• Thực hiện làm sổ sách, kê khai các khoản thuế và lập báo cáo tài chính cho doanh nghiệp. Thực hiện quyết toán thuế cuối năm.
• Theo dõi, kiểm tra việc đảm bảo an toàn tài sản của doanh nghiệp. Tính khấu hao tài sản của doanh nghiệp theo đúng thời gian, đúng quy trình thực tế, khoa học cho doanh nghiệp.
• Theo dõi và phân bổ công cụ dụng cụ hợp lý để tính chi phí. Tính định mức tiêu hao công cụ dụng cụ.

Cách hạch toán kế toán DN phần mềm

Kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối vào đầu năm

• Trường hợp TK 4212 có Số Dư Có (Lãi), ghi:

Nợ TK 4212 – Lợi nhuận chưa phân phối năm nay
      Có TK 4211 – Lợi nhuận chưa phân phối năm trước

• Trường hợp TK 4212 có Số Dư Nợ (Lỗ), ghi:

Nợ TK 4211 – Lợi nhuận chưa phân phối năm trước
      Có TK 4212 – Lợi nhuận chưa phân phối năm nay

Xác định lệ phí môn bài phải nộp trong năm

• Hạch toán lệ phí môn bài, ghi:

Nợ TK 6425
      Có TK 3338

• Nộp tiền lệ phí môn bài, ghi:

Nợ TK 3338
      Có TK 111, 112

Tính giá thành sản phẩm

Do đặc điểm ngành nghề  nên các yếu tố cấu thành giá thành sản phẩm được tính từ lương nhân viên thiết kế, chi phí phụ vụ cho công tác thiết kế, chi phí sản xuất chung (Khấu hao công cụ, dịch vụ mua ngoài như điện, internet,…).

Tập hợp chi phí để tính giá thành TK 154: TK 622, TK 627

Chi phí nhân công

Chi phí: Nợ TK 622, 627/Có TK 334

Chi trả: Nợ TK 334/Có TK 111, 112

Chi chi phí sản xuất chung

Đối với trang thiết bị phục vụ công việc nhân viên như máy vi tính, bút, thước kẻ, bàn ghế, giấy và các vật dụng khác phục vụ công việc,…

Hóa đơn đầu vào

• Nếu là dịch vụ, ghi:

Nợ TK 627, 1331
      Có TK 111, 112, 331,…

• Nếu là công cụ, ghi:

Nợ TK 153, 1331
      Có TK 111, 112, 331

• Đưa vào sử dụng, ghi:

Nợ TK 242
      Có TK 153

• Phân bổ, ghi:

Nợ TK 627
      Có TK 242

• Hàng kỳ kết chuyển chi phí dở dang để tính giá thành dịch vụ, ghi:

Nợ TK 154
      Có TK 622, 627

• Đối với CCDC, TSCĐ thì phải có Bảng theo dõi phân bổ => Phân bổ vào cuối hàng tháng
  Xuất hóa đơn hạch toán doanh thu, ghi:

Nợ TK 111, 112, 131
      Có TK 511

• Đồng thời xác định giá vốn dịch vụ, ghi:

Nợ TK 632
      Có TK 154

Hóa đơn đầu ra:

• Nếu là dịch vụ, ghi:

Nợ TK 642*, 1331
      Có TK 111, 112, 331,…

• Nếu là công cụ, tài sản cố định, ghi:

Nợ TK 153, 211, 1331
      Có TK 111, 112, 331

• Đưa vào sử dụng, ghi:

Nợ TK 242
      Có TK 153

• Phân bổ, ghi:

Nợ TK 642*
      Có TK 242, 214

• Đối với CCDC, TSCĐ thì phải có Bảng theo dõi phân bổ, và phân bổ vào cuối hàng tháng:

Lãi ngân hàng: Nợ TK 112/Có TK 515

Phí ngân hàng: Nợ TK 6425/ Có TK 112

• Cuối tháng xác định lãi lỗ DN
  Nếu lãi, ghi:

Nợ TK 911
      Có TK 4212

• Nếu lỗ, ghi:

Nợ TK 4212
      Có TK 911

• Cuối các quý, năm xác định chi phí Thuế TNDN phải nộp, ghi:

Nợ TK 8211
      Có TK 3334

• Kết chuyển, ghi:

Nợ TK 911
      Có TK 8211

• Nộp tiền, ghi:

Nợ TK 3334
      Có TK 111, 112