Cùng đọc và chuẩn bị, thực hiện tốt những công việc sau đây để tự tin trong quá trình thanh tra bảo hiểm.

1. Các trường hợp Doanh nghiệp sẽ bị kiểm tra hồ sơ nhân sự, bảo hiểm

Các trường hợp Doanh nghiệp sẽ bị kiểm tra hồ sơ nhân sự, bảo hiểm gồm:

• Doanh nghiệp quyết toán thuế;
• Cơ quan quản lý trực tiếp kiểm tra định kỳ hoạt động Doanh nghiệp (Thường Doanh nghiệp kinh doanh ngành nghề có điều kiện theo pháp luật).
• Doanh nghiệp bị nghi ngờ trục lợi bảo hiểm;
• Cơ quan bảo hiểm có thể gửi công văn yêu cầu Doanh nghiệp “Bố trí lịch kiểm tra với cơ quan bảo hiểm” trong các trường hợp sau:
• Chuẩn bị thanh toán tiền hưởng trợ cấp bảo hiểm: Thai sản, ốm đau
• Báo giảm, bổ sung lao động

2. Các tài liệu kế toán doanh nghiệp cần rà soát khi nhận được thông báo thanh kiểm tra bảo hiểm

Khi doanh nghiệp nhận được thông báo thanh kiểm tra, những tài liệu, công việc mà kế toán cần rà soát toàn bộ tài liệu liên quan đến bảo hiểm:

• Nội quy lao động.
• Thang bảng lương.
• Thỏa ước lao động.
• Danh sách lao động (Có theo dõi ngày vào làm ngày nghỉ làm).
• Hợp đồng lao động (Tất cả mọi người và mọi giai đoạn hợp đồng).
• Bảng chấm công.
• Bảng lương chi tiết.
• Quyết định liên quan đến các khoản phụ cấp cho người lao động.
• Báo cáo tài chính phần chi phí lương.
• Quyết toán thuế TNCN.
• Các phiếu chi, giấy tờ liên quan đến chế độ ốm đau, thai sản, các chế độ khác cho người lao động có liên quan đến BHXH.
• Các phiếu chi liên quan đến việc thanh toán chế độ cho người nghỉ việc.
• Biên bản kiểm tra của các Đoàn khác có liên quan trước đó (Nếu có).

3. Quy trình thanh tra bảo hiểm xã hội

Quy trình thanh tra bảo hiểm xã hội bao gồm các bước sau đây:

Bước 1: Doanh nghiệp tiến hành gửi hồ sơ thông báo

+ Thanh toán trợ cấp ốm đau, thai sản, dưỡng sức

+ Báo giảm, bổ sung lao động

Bước 2: Cơ quan bảo hiểm kiểm tra hồ sơ, xác định cần kiểm tra về việc tham gia bảo hiểm của Doanh nghiệp, sẽ tiến hành lập và gửi công văn đính kèm hồ sơ cần chuẩn bị về cho Doanh nghiệp. Thông thường, những doanh nghiệp có trường hợp đặc biệt cơ quan bảo hiểm mới gửi công văn.

Ví dụ một vài trường hợp đặc biệt như:

• Cả Doanh nghiệp chỉ có duy nhất một người đóng bảo hiểm và hưởng trợ cấp thai sản;
• Người lao động đã được hưởng trợ cấp thai sản => Nghỉ hết thời gian hưởng thai sản => Xin nghỉ việc.
• Trước khi gửi, cơ quan bảo hiểm sẽ gọi cho kế toán hoặc Giám đốc để thông báo về thời gian kiểm tra và nội dung kiểm tra. Sau đó kế toán tới lấy hoặc cơ quan bảo hiểm sẽ gửi về cho Doanh nghiệp (Tùy Cơ quan bảo hiểm từng địa phương).
• Công văn gồm các nội dung chính sau:

+ Nội dung sẽ làm việc: Thanh toán thai sản; Báo giảm, chấm dứt hợp đồng sau khi thanh toán thai sản.

+ Thời gian, địa điểm làm việc: Nếu chứng từ ít thì sẽ hẹn tại cơ quan bảo hiểm, nếu nhiều thì bảo hiểm xuống => Nên mang chứng từ tới cơ quan bảo hiểm.

+ Thành phần tham dự buổi kiểm tra: Đại diện lãnh đạo Doanh nghiệp và kế toán, nhân sự phụ trách mảng bảo hiểm.

Bước 3: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu

Cán bộ thanh tra, thực hiện so sánh chi phí lương với bảng lương, bảng công thực tế tại Doanh nghiệp giữa các báo cáo, hồ sơ liên quan xem có khớp nhau không, như:

+ Kiểm tra hồ sơ lao động, nội dung hợp đồng lao động, thang bảng lương có khớp với hợp đồng không.

+ Kiểm tra mức lương trên hợp đồng có khớp với bảng lương không.

+ Kiểm tra các khoản phụ cấp có đóng BHXH không (Tập trung vào các khoản phụ cấp bắt buộc phải đóng BHXH).

+ Kiểm tra các ngày nghỉ chế độ BHXH có trùng với ngày đi làm thực tế không.

+ Kiểm tra bảng lương và phụ cấp lương của 12 tháng cộng lại có bằng chi phí lương trên báo cáo tài chính.

+ Kiểm tra số lượng nhân viên trên bảng công với số lượng nhân viên trên quyết toán thuế TNCN khớp hay lệch => Nếu lệch phải giải trình tại sao lệch.

+ Kiểm tra bảng chi tiết lương về cách thức trả lương, tính thời gian làm thêm, phụ cấp có BHXH hay không BHXH, đúng đủ lao động không, xếp đúng thang bảng lương không.

• Cán bộ thanh tra, kiểm tra các ngày nghỉ phép trả đúng và đủ theo đối tượng lao không.
• Cán bộ thanh tra, kiểm tra các ngày nghỉ lễ, tết xem đúng không, có trả đúng chế độ nếu đi làm thêm không.
• Cán bộ thanh tra, kiểm tra việc làm thêm của NLĐ có được Doanh nghiệp yêu cầu làm thêm đúng quy định không, trả lương đúng quy định không.
• Cán bộ thanh tra, kiểm tra hợp đồng thời vụ, những người không đóng BHXH.
• Cán bộ thanh tra, kiểm tra hợp đồng thử việc đúng hay sai (Thường sai chủ yếu lương không xếp đúng thang bảng lương, thời gian thử việc sai đối tượng theo quy định).
• Cán bộ thanh tra, kiểm tra sự đầy đủ hồ sơ lao động của từng đối tượng lao động.
• Cán bộ thanh tra, kiểm tra thang bảng lương có đúng nhóm đối tượng không, có đúng bậc lương không (Thường các Doanh nghiệp bỏ qua đối tượng nặng nhọc, độc hại, các tiêu chuẩn chức danh chưa khớp với bảng lương thực).
• Cán bộ thanh tra, kiểm tra nội quy lao động xem có đúng đối tượng không, kiểm tra các quy định đúng luật không.
• Cán bộ thanh tra, kiểm tra bảng công những ngày chế độ thai sản, ốm đau, dưỡng sức có trùng không.
• Cán bộ thanh tra, kiểm tra những lao động không đóng BHXH thuộc đối tượng nào. Nếu không đóng có chi trả BHXH vào lương không, cách thức trả đúng không. Kiểm tra xem đối tượng đó có phải thuộc đối tượng không phải đóng BHXH không.

Bước 4: Làm việc với cơ quan bảo hiểm:

Cơ quan bảo hiểm kiểm tra hồ sơ. Nếu duyệt thì sang Bước 5, không duyệt thì quay lại Bước 3 chuẩn bị tiếp => Cuối buổi làm việc sẽ có biên bản làm việc và 2 bên ký xác nhận.

Bước 5: Cơ quan bảo hiểm duyệt hồ sơ của Doanh nghiệp và giải quyết yêu cầu của Doanh nghiệp => Gửi kết quả cho Doanh nghiệp.

Hồ sơ cần chuẩn bị thì cơ quan bảo hiểm sẽ gửi cho Doanh nghiệp cùng với công văn. Hồ sơ gồm:

+ Hợp đồng lao động, Sơ yếu lý lịch của tất cả các lao động đang sử dụng

+ Bảng chấm công; Bảng thanh toán lương

+ Quyết toán thuế thu nhập cá nhân của Doanh nghiệp

+ Đăng ký thang bảng lương và đăng ký sử dụng lao động với phòng lao động thương binh và xã hội

Đối với trường hợp đề nghị thoái giảm bổ sung:

+ Quyết định chấm dứt hợp đồng của lao động đề nghị thoái giảm;

+ Quyết toán thuế TNCN, bảng công, bảng lương của Doanh nghiệp tại thời điểm đề nghị truy giảm;

Đối với trường hợp xác minh để thanh toán thai sản cần thêm:

 Sổ BHXH và giấy khai sinh con của lao động thai sản;

Nếu sau thai sản nghỉ chấm dứt hợp đồng lao động phải có quyết định chấm dứt hợp đồng kèm theo;

Lưu ý: Đơn vị mang 01 bộ hồ sơ gốc để kiểm tra và 01 bộ hồ sơ photo để lưu tại cơ quan BHXH.

• Hợp đồng lao động: Phải ghi đủ các nội dung được ký, đóng dấu đầy đủ hai bên. Chữ ký trên hợp đồng lao động phải giống với chữ ký trên bảng thanh toán lương và sơ yếu lý lịch => Ký khác quá là Bảo hiểm yêu cầu ký lại.
• Hợp đồng lao động thời vụ: một số đơn vị bảo hiểm yêu cầu phải tính ra chẵn tháng ví dụ là 1,5 tháng hoặc 2 tháng, không được ghi số ngày 45; 85 ngày. Làm giống với hợp đồng đã gửi cho bên phòng lao động thương binh xã hội khi “Đăng ký sử dụng lao động” => Lập cả cam kết 02/CK-TNCN kẹp cùng hợp đồng lao động.
• Hợp đồng lao động có thời hạn từ 1 tháng trở lên: Nếu không đóng bảo hiểm thì phải có thẻ bảo hiểm còn giá trị sử dụng.
• Hợp đồng lao động với người đã qua độ tuổi lao động: Phải bổ sung Sổ BHXH;

Trong công văn Bảo hiểm chỉ yêu cầu “Sơ yếu lí lịch” nhưng để chắc chắn thì chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ (Tất cả giấy tờ đều phải được công chứng) gồm:

+ Sơ yếu lý lịch.

+ Chứng minh thư/hộ chiếu.

+ Giấy khám sức khỏe.

+ Sổ lao động (Nếu có).

+ Giấy chứng nhận hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú.

+ Bằng cấp và chứng chỉ liên quan.

Thời gian lập bảng chấm công và bảng thanh toán lương: Từ khi người lao động mà Doanh nghiệp đang báo giảm/thanh toán trợ cấp bắt đầu đi làm hoặc từ khi Doanh nghiệp bắt đầu hoạt động (Trường hợp đặc biệt) đến thời điểm báo giảm.

Thời gian chấm công và tính lương phải khớp với thời gian ghi trong hợp đồng lao động. Chữ ký trên bảng thanh toán phải khớp với trên hợp đông lao động và các chứng từ xin việc.

Để chắc chắn bạn chuẩn bị thêm cả phiếu chi thanh toán lương (Thanh toán lương bằng tiền mặt) hoặc danh sách thanh toán kèm ủy nhiệm chi (Nếu Doanh nghiệp thanh toán lương qua chuyển khoản).

** Đăng ký thang bảng lương (Doanh nghiệp có từ 10 lao động trở lên)

Địa điểm: Tại phòng lao động thương binh và xã hội quận, nơi đăng ký trụ sở kinh doanh của đơn vị

Hồ sơ cần chuẩn bị:

+ Biên bản cuộc họp về quyết định thống nhất thang bảng lương.

+ Công văn đề nghị đăng ký thang bảng lương.

+ Quy chế trả lương.

+ Quy định chức danh công việc trong Doanh nghiệp.

+ Quyết định ban hành thang bảng lương.

+ Thang bảng lương.

** Đăng ký sử dụng lao động

Địa điểm: Nộp hồ sơ tại phòng lao động thương binh và xã hội quận, nơi đăng ký trụ sở kinh doanh củađơn vị.

Hồ sơ cần chuẩn bị:

+ Công văn khai trình lao động.

+ Danh sách đăng ký sử dụng lao động (Xin tại phòng lao động thương binh xã hội quận).

+ Hợp đồng lao động.

Hy vọng bài viết đã giúp anh chị và các bạn kế toán có cái nhìn tổng quan, rõ nét hơn về quy trình thanh kiểm tra thuế cũng như có được sự chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng cho đợt thanh tra bảo hiểm tại đơn vị mình. Chúc quý doanh nghiệp, các anh chị và các bạn thành công!