Việc nhập kho thành phẩm không chỉ giúp bảo quản thành phẩm khỏi thất thoát về số lượng, hư hỏng, giảm chất lượng; mà còn giúp doanh nghiệp có thể theo dõi, kiểm soát số lượng tồn kho thực tế, từ đó có kế hoạch quản lý tồn kho, xuất kho bán hàng và tiếp tục xây dựng kế hoạch sản xuất.

Trong quy trình nhập kho thành phẩm, song hành cùng bộ phận sản xuất, bộ phận kho, việc quản lý, ghi nhận, hạch toán chính xác và đầy đủ số lượng, giá trị thành phẩm nhập kho là rất quan trọng và thường do kế toán kho, kế toán tổng hợp trực tiếp phụ trách. Vậy cách hạch toán chi tiết khi nhập kho thành phẩm trong từng trường hợp, với từng phương pháp hạch toán hàng tồn kho như thế nào?

Cùng tìm hiểu chi tiết quy trình, cách hạch toán nhập kho thành phẩm theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành.

1. Quy trình nghiệp vụ nhập kho thành phẩm

Quy trình nhập kho thành phẩm thường bao gồm các bước như sau:

Quy trình nhập kho thành phẩm chi tiết như sau:

– Bước 1: Vận chuyển thành phẩm, tập kết tại kho

Bộ phận sản xuất hoặc bộ phận giao nhận nội bộ di chuyển tất cả thành phẩm hoàn thành từ xưởng sản xuất đến tập kết tại kho chứa hàng để chuẩn bị bàn giao cho bộ phận kho. Trong quá trình vận chuyển thành phẩm, những bộ phận, cá nhân có liên quan (bộ phận sản xuất, bộ phận giao nhận, bộ phận kho…) có trách nghiệm giám sát chặt chẽ, đảm bảo không thất thoát về số lượng và ảnh hưởng tới chất lượng thành phẩm. Thành phẩm cần được tập kết đầy đủ, nguyên vẹn tại kho.

– Bước 2: Kiểm đếm, giao nhận và sắp xếp thành phẩm vào kho lưu trữ

Thủ kho, bộ phận sản xuất cùng thực hiện kiểm đếm số lượng thành phẩm giao nhận dưới sự chứng kiến của bộ phận giám sát, kế toán kho, và các bộ phận có liên quan khác. Sau khi thống nhất số lượng, thủ kho cần tập kết hàng hóa đúng vị trí. Bên cạnh đó, thành phẩm nhập kho cũng cần được sắp xếp đúng quy cách, khoa học để thuận tiện cho công tác bảo quản, lưu trữ và xuất hàng sau này.

– Bước 3: Lập phiếu nhập kho thành phẩm

Bộ phận kế toán dựa trên số lượng thành phẩm thực tế đã được thủ kho kiểm đếm và báo cáo để tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho cần có xác nhận của tất cả các bộ phận liên quan đã tham gia kiểm đếm, chứng kiến kiểm đếm. 

– Bước 4: Phê duyệt phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho có đủ chữ ký của các bên liên quan được luân chuyển chứng lên cấp quản lý để xem xét, phê duyệt. Tùy thuộc vào quy định phân cấp của mỗi công ty, người phê duyệt phiếu nhập kho có thể là bộ phận quản lý, kế toán trưởng hoặc ban giám đốc. Cần lưu ý, phần chữ ký xác nhận và phê duyệt trên phiếu nhập kho phải rõ ràng, đúng mẫu chữ ký đã đăng ký và đầy đủ những chức danh theo quy định trên biểu mẫu chứng từ (bao gồm: người lập phiếu, thủ kho, kế toán kho, kế toán trưởng, người kiểm tra, người giám sát khác… có liên quan tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp). Phiếu nhập kho được xác nhận, phê duyệt mới là chứng từ hợp lệ, chính thức có hiệu lực xác nhận thành phẩm đã được nhập kho. 

– Bước 5: Cập nhật phiếu nhập kho vào thẻ kho

Phiếu nhập kho được chuyển lại cho thủ kho để cập nhật chứng từ vào thẻ kho. Phiếu nhập kho thông thường sẽ có 2 liên giống nhau, doanh nghiệp có thể có nhiều hơn tùy theo yêu cầu quản lý. Liên thứ nhất lưu tại bộ phận kho của thủ kho, liên thứ hai lưu do kế toán kho lưu trữ, ngoài ra có thể có liên thứ 3 lưu tại bộ phận giám sát để so sánh đối chiếu và kiểm soát chéo tại đơn vị.

Căn cứ vào liên thứ nhất của phiếu nhập kho, thủ kho cập nhật vào thẻ kho, để phục vụ theo dõi, kiểm soát số lượng tồn kho, làm căn cứ đối chiếu với các bộ phận khi có yêu cầu. 

– Bước 6: Ghi sổ kế toán và lưu trữ chứng từ 

Căn cứ vào một liên của phiếu nhập kho, bộ phận kế toán thực hiện hạch toán ghi sổ nhập kho thành phẩm. Việc ghi sổ nhập kho kịp thời giúp doanh nghiệp có thể đối chiếu số lượng tồn kho thành phẩm giữa kế toán kho và thủ kho, đảm bảo quản lý tồn kho hiệu quả và giúp chủ động kế hoạch xuất kho thành phẩm, chủ động kế hoạch tiếp tục sản xuất. 

Ngoài ra, cả kế toán kho và thủ kho đều cần tổng hợp, lưu trữ đầy đủ phiếu nhập kho, chứng từ kế toán và các giấy tờ có liên quan theo quy định.

Trên đây là quy trình đầy đủ, chung nhất về nghiệp vụ nhập kho thành phẩm. Ở một vài doanh nghiệp vừa và nhỏ, do bị hạn chế về nhân lực và tài chính, một người, một bộ phận có thể kiêm nhiệm nội dung công việc của nhiều bên, ví dụ, kế toán kho kiêm nghiệm thủ kho. Việc kiêm nhiệm, thiếu chốt kiểm soát chéo có thể phát sinh sai sót hoặc gian lận làm thiếu hụt, mất mát thành phẩm nhập kho. Vì vậy, một quy trình nhập kho thành phẩm rõ ràng, có đầy đủ chốt kiểm soát, phê duyệt là một phần không thể thiếu đảm bảo công tác quản lý kho hiệu quả. 

2. Hạch toán nhập kho thành phẩm

2.1. Tài khoản hạch toán

Tùy thuộc vào phương pháp kế toán hàng tồn kho mà doanh nghiệp áp dụng, doanh nghiệp sử dụng tài khoản 155 – Thành phẩm hoặc tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán để hạch toán nhập kho thành phẩm. 

Tài khoản hạch toán nhập kho thành phẩm

• 2.1.1. Tài khoản 155 -Thành phẩm

Doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên chủ yếu sử dụng tài khoản 155 – Thành phẩm và các tài khoản liên quan khác để ghi nhận thành phẩm nhập kho.

Tài khoản 155 – Thành phẩm dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại thành phẩm. Nguyên tắc kế toán của tài khoản 155- Thành phẩm được quy định tại Điều 28, thông tư số 200/2014/TT-BTC. Kế toán chi tiết thành phẩm phải thực hiện theo từng kho, từng loại, nhóm, thứ thành phẩm. Một số nội dung quan trọng bạn đọc cần lưu ý bao gồm:

Nguyên tắc kế toán tài khoản 155

Ngoài ra, trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, nếu kế toán hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất kho thành phẩm hàng ngày theo giá thành kế hoạch hoặc giá nhập kho thống nhất quy định thì cuối tháng phải tính giá thành thực tế của thành phẩm nhập kho, xác định hệ số chênh lệch giữa giá thành thực tế và giá hạch toán của thành phẩm (tính cả số chênh lệch của thành phẩm đầu kỳ), từ đó, xác định giá thành thực tế của thành phẩm nhập, xuất kho trong kỳ. 

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 155 – Thành phẩm

• Bên Nợ:

– Trị giá của thành phẩm nhập kho;

– Trị giá của thành phẩm thừa khi kiểm kê;

– Kết chuyển giá trị của thành phẩm tồn kho cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).

• Bên Có:

– Trị giá thực tế của thành phẩm xuất kho;

– Trị giá của thành phẩm thiếu hụt khi kiểm kê;

– Kết chuyển trị giá thực tế của thành phẩm tồn kho đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).

Số dư bên Nợ: Trị giá thực tế của thành phẩm tồn kho cuối kỳ.

Tài khoản 155 – Thành phẩm có 2 tài khoản cấp 2:

– Tài khoản 1551 – Thành phẩm nhập kho: Phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động của các loại thành phẩm đã nhập kho (ngoại trừ thành phẩm là bất động sản);

– Tài khoản 1557 – Thành phẩm bất động sản: Phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của thành phẩm bất động sản của doanh nghiệp. 

Do việc nhập kho thành phẩm chủ yếu các loại thành phẩm thông thường (không phải thành phẩm bất động sản) nên các doanh nghiệp thường sử dụng “Tài khoản 1551- Thành phẩm nhập kho” để ghi nhận thành phẩm nhập kho.

• 2.1.2. Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán 

Doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ sẽ sử dụng tài khoản 632 và các tài khoản liên quan khác để ghi nhận thành phẩm nhập kho. Tài khoản 32 phản ánh trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tư; giá thành sản xuất của sản phẩm xây lắp (đối với doanh nghiệp xây lắp) bán trong kỳ. Ngoài ra, tài khoản này còn dùng để phản ánh các chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh bất động sản đầu tư

Điều 89, Thông tư số 200/2014/TT-BTC quy định về nguyên tắc kế toán của tài tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán. Trong đó, nổi bật là các nội dung:

 

Nội dung cần nắm về nguyên tắc kế toán tài khoản 632

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán

(*) Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.

Bên Nợ:

– Đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh, phản ánh:

+ Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán trong kỳ.

+ Chi phí nguyên liệu, vật liệu, chi phí nhân công vượt trên mức bình thường và chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ được tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ;

+ Các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra;

+ Chi phí xây dựng, tự chế TSCĐ vượt trên mức bình thường không được tính vào nguyên giá TSCĐ hữu hình tự xây dựng, tự chế hoàn thành;

+ Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (chênh lệch giữa số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập năm trước chưa sử dụng hết).

– Đối với hoạt động kinh doanh BĐS đầu tư, phản ánh:

+ Số khấu hao BĐS đầu tư dùng để cho thuê hoạt động trích trong kỳ;

+ Chi phí sửa chữa, nâng cấp, cải tạo BĐS đầu tư không đủ điều kiện tính vào nguyên giá BĐS đầu tư;

+ Chi phí phát sinh từ nghiệp vụ cho thuê hoạt động BĐS đầu tư trong kỳ;

+ Giá trị còn lại của BĐS đầu tư bán, thanh lý trong kỳ;

+ Chi phí của nghiệp vụ bán, thanh lý BĐS đầu tư phát sinh trong kỳ;

+ Chi phí trích trước đối với hàng hóa bất động sản được xác định là đã bán.

Bên Có:

– Kết chuyển giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán trong kỳ sang tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”;

– Kết chuyển toàn bộ chi phí kinh doanh BĐS đầu tư phát sinh trong kỳ để xác định kết quả hoạt động kinh doanh;

– Khoản hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số đã lập năm trước);

– Trị giá hàng bán bị trả lại nhập kho;

– Khoản hoàn nhập chi phí trích trước đối với hàng hóa bất động sản được xác định là đã bán (chênh lệch giữa số chi phí trích trước còn lại cao hơn chi phí thực tế phát sinh).

– Khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán nhận được sau khi hàng mua đã tiêu thụ.

– Các khoản thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường đã tính vào giá trị hàng mua, nếu khi xuất bán hàng hóa mà các khoản thuế đó được hoàn lại.

Tài khoản 632 không có số dư cuối kỳ.

(*) Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ:

Bên Nợ:

  – Trị giá vốn của thành phẩm tồn kho đầu kỳ;

  – Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập năm nay lớn hơn số đã lập năm trước chưa sử dụng hết);

  – Trị giá vốn của thành phẩm sản xuất xong nhập kho và dịch vụ đã hoàn thành.

Bên Có:

  – Kết chuyển giá vốn của thành phẩm tồn kho cuối kỳ vào bên Nợ TK 155 “Thành phẩm”;

  – Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số đã lập năm trước chưa sử dụng hết);

  – Kết chuyển giá vốn của thành phẩm đã xuất bán, dịch vụ hoàn thành được xác định là đã bán trong kỳ vào bên Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.

Tài khoản 632 không có số dư cuối kỳ.

2.2. Hạch toán nhập kho thành phẩm

2.2.1. Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

Thành phẩm sản xuất hoặc gia công sau khi hoàn thiện sẽ được kiểm tra chất lượng và đánh giá, nếu đạt yêu cầu có thể mang về nhập kho. Kế toán kho lập phiếu nhập kho để ghi nhận số thành phẩm được nhập kho, ghi:

Nợ TK 155: Thành phẩm nhập kho

       Có TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

Khi nhập kho thành phẩm ban đầu do chưa tập hợp đủ thông tin chi phí để xác định ngay được giá trị nhập kho thì kế toán ghi nhận theo số lượng.

(Căn cứ theo Điều 28, Thông tư số 200/2014/TT-BTC)

Giá trị thành phẩm nhập kho sẽ được ghi nhận bổ sung sau khi tính được giá thành tùy theo phương pháp tính giá thành của doanh nghiệp để ghi nhận giá trị nhập kho cho phù hợp, hiện nay có 6 phương pháp tính giá thành thành phẩm nhập kho thông dụng như:

 

Phương pháp tính giá thành phẩm nhập kho

2.2.2. Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Đối với doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh dịch vụ :

– Đầu kỳ, kết chuyển trị giá vốn của thành phẩm tồn kho đầu kỳ vào tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”, ghi:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 155 – Thành phẩm

– Cuối kỳ, kết chuyển giá vốn của thành phẩm tồn kho cuối kỳ vào bên Nợ tài khoản 155 “Thành phẩm”, ghi:

Nợ TK 155 – Thành phẩm

Có TK 632 – Giá vốn hàng bán. 

(Căn cứ theo Điều 89, Thông tư số 200/2014/TT-BTC)

2.2.3. Hạch toán trong trường hợp phát hiện thừa, thiếu thành phẩm và dự phòng giảm giá hàng tồn kho

a) Hạch toán trường hợp phát hiện thừa, thiếu thành phẩm

Mọi trường hợp phát hiện thừa thành phẩm khi kiểm kê đều phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân xác định người phạm lỗi. Căn cứ vào biên bản kiểm kê và quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền để ghi sổ kế toán:

– Nếu thừa thành phẩm do nhầm lẫn hoặc chưa ghi sổ kế toán phải tiến hành ghi bổ sung hoặc điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán;

– Trường hợp chưa xác định được nguyên nhân thừa phải chờ xử lý:

+ Nếu thừa, ghi:

Nợ TK 155 – Thành phẩm (theo giá trị hợp lý)

Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381).

Khi có quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, ghi:

Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác.

Có các tài khoản liên quan.

+ Nếu thiếu, ghi:

Nợ TK 138 – Phải thu khác

Có TK 155 – Thành phẩm

Khi có quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, ghi:

Nợ các tài khoản liên quan

Có TK 138 – Phải thu khác

b) Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Kế toán xử lý khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với vật tư, hàng hóa bị hủy bỏ do hết hạn sử dụng, mất phẩm chất, hư hỏng, không còn giá trị sử dụng, ghi:

Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (số được bù đắp bằng dự phòng)

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (nếu số tổn thất cao hơn số đã lập dự phòng)

Có các TK 152, 153, 155, 156 

3. Ví dụ hạch toán nhập kho thành phẩm

3.1. Ví dụ hạch toán nhập kho thành phẩm trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

Tại Công ty TNHH Hưng Phát, kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Ngày 16/08/2021, Công ty TNHH Hưng Phát nhập kho lô thành phẩm hoàn thành nhập kho một số thành phẩm như sau (giả sử giá thành nhập kho đã được xác định):

– Thành phẩm gia công A, số lượng 500 chiếc, đơn giá 200.000đ/chiếc

– Thành phẩm gia công B, số lượng 1.000, đơn giá 800.000đ/chiếc

Sau khi kiểm tra thành phẩm đảm bảo chất lượng, số lượng, kế toán công ty làm thủ tục nhập kho số thành phẩm trên vào kho. 

Hạch toán nghiệp vụ kế toán nêu trên. 

Lời giải

Kế toán kho căn cứ vào phiếu nhập kho, ghi nhận như sau:

Nợ TK 155 : 900.000.000

Có TK 154 :  900.000.000 = 500 x 200.000 + 1.000 x 800.000

3.2. Ví dụ hạch toán nhập kho thành phẩm trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Số liệu như ví dụ 3.1 Công ty TNHH Hưng Phát lại hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Đồng thời biết thêm một số thông tin sau: 

Tại thời điểm đầu kỳ (ngày 01/08/2021) có số liệu tồn kho thành phẩm như sau:                    

STT	Tên thành phẩm	Số lượng	Giá trị
1	Thành phẩm A	3.000	600.000.000
2	Thành phẩm B	5.000	4.000.000.000
	Cộng	8.000	4.600.000.000

Tại thời điểm cuối kỳ (ngày 31/08/2021) công ty kiểm kê và xác định được số lượng thành phẩm tồn kho có số liệu như sau:

STT	Tên thành phẩm	Số lượng	Giá trị
1	Thành phẩm A	2.000	400.000.000
2	Thành phẩm B	4.000	3.200.000.000
	Cộng	6.000	3.600.000.000

Hạch toán nghiệp vụ kế toán nêu trên

Lời giải

–  Đầu kỳ tại ngày 01/08/2021, kế toán căn cứ kết quả kiểm kê thành phẩm đã kết chuyển cuối kỳ trước để kết chuyển giá trị thành phẩm tồn kho đầu kỳ vào tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”, ghi:

Nợ TK 632: 4.600.000.000

Có TK 155: 4.600.000.000

– Tại ngày 16/08/2021, thành phẩm nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 632: 900.000.000

Có TK 154 :  900.000.000

– Cuối kỳ kế toán ngày 31/08/2021, căn cứ vào kết quả kiểm kê thành phẩm tồn kho, kết chuyển giá trị thành phẩm tồn kho cuối kỳ, ghi:

Nợ TK 155: 3.600.000.000

Có TK 632: 3.600.000.000

Cuối kỳ, kế toán xác định giá trị thành phẩm xuất bán, kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ vào bên Nợ tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”, để xác định kết quả kinh doanh, ghi:

Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh: 1.900.000.000 đồng

Có TK 632 – Giá vốn hàng bán: 1.900.000.000 đồng

4. Các lưu ý trong kiểm soát nội bộ thành phẩm tồn kho

Để đảm bảo thành phẩm tồn kho được an toàn, không bị mất mát, hư hỏng, doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện bảo quản phù hợp. Đặc biệt, đối với một số loại thành phẩm độc hại, dễ hư hỏng do tác động của thời tiết, hao mòn tự nhiên, doanh nghiệp cần có hệ thống kho bãi, máy móc bảo quản đạt tiêu chuẩn. Việc duy trì kiểm kê, đối chiếu số liệu tồn thực tế với số liệu theo dõi ở bộ phận kho, bộ phận kế toán, đánh giá chất lượng định kỳ cũng vô cùng quan trọng để đảm bảo quản lý chặt chẽ cả số lượng và chất lượng thành phẩm tồn kho. Tần suất kiểm kê phụ thuộc vào đặc tính hàng tồn kho, yêu cầu quản lý và nguồn lực của doanh nghiệp. 

 Nguồn: Sưu tầm Internet