Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn hạch toán mua xe ô tô, các chứng từ, nghiệp vụ kế toán cần nắm và trích khấu hao cho các trường hợp cụ thể.

1. Bộ chứng từ khi hạch toán mua xe ô tô

Bộ hồ sơ đầy đủ sẽ bao gồm những giấy tờ cần thiết như sau::

Hóa đơn giá trị GTGT bản sao y bản gốc, bản chính do phía Công An lưu giữ;

Hợp đồng mua bán, thanh lý tài sản;

Biên bản giao nhận tài sản có ký kết đầy đủ của các bên;

Biên lai thu phí: lệ phí trước bạ, phí đăng ký biển số, phí kiểm định, phí đường bộ, bảo hiểm….;

Chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt (bắt buộc): Ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ của ngân hàng.

2. Các bút toán hạch toán mua xe ô tô

Căn cứ theo Điểm a, Khoản 1, Điều 4, Thông tư 45/2013/TT-BTC quy định: “Nguyên giá TSCĐ hữu hình mua sắm (kể cả mua mới và cũ): là giá mua thực tế phải trả cộng (+) các khoản thuế (không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại), các chi phí liên quan trực tiếp phải chi ra tính đến thời điểm đưa tài sản cố định vào trạng thái sẵn sàng sử dụng như: lãi tiền vay phát sinh trong quá trình đầu tư mua sắm tài sản cố định; chi phí vận chuyển, bốc dỡ; chi phí nâng cấp; chi phí lắp đặt, chạy thử; lệ phí trước bạ và các chi phí liên quan trực tiếp khác.” 

Tức là các khoản lệ phí trước bạ, phí đăng kiểm, kiểm định sẽ được hạch toán vào nguyên giá của ô tô. 

Các bút toán hạch toán khi mua ô tô gồm:

2.1 Hạch toán mua ô tô 

Nợ TK 211

Nợ TK 1331

Có TK 331/112

Trường hợp DN vay ngân hàng để mua xe và Ngân hàng sẽ giải ngân trực tiếp cho bên bán, hạch toán:

Nợ TK 331

Có TK 341

2.2 Hạch toán nộp lệ phí trước bạ ô tô

Nợ TK 211

Có TK 3339

Khi nộp lệ phí vào NSNN, hạch toán:

Nợ TK 3339

Có TK 1111

2.3 Hạch toán phí đăng ký xe

Nợ TK 211

Có TK 3339

Khi nộp phí đăng ký xe cho cơ quan, hạch toán:

Nợ TK 3339

Có TK 111

2.4 Hạch toán phí kiểm định xe

Nợ TK 211

Nợ TK 1331

Có TK 111, 112

2.4 Hạch toán bảo hiểm xe (loại 1 năm kể từ ngày làm hợp đồng bảo hiểm):

Nợ TK 242

Có TK 111

Vì là TSCĐ có thời gian khấu hao nên hàng tháng, kế toán doanh nghiệp thực hiện thêm bút toán trích khấu hao, cách tính khấu hao tài sản cố định dựa trên các phương pháp mà doanh nghiệp áp dụng:

Nợ TK 642, 641…

Có TK 214

2.5 Hạch toán các khoản thuế:

Trường hợp DN mua ô tô nhập khẩu thì khi hạch toán mua xe ô tô, kế toán phải hạch toán thêm các khoản thuế:

Nợ TK 211

Có TK 3332, 3333

Khi nộp thuế vào NSNN, ghi:

Nợ TK 3332, 3333

Có TK 111/121

3. Trường hợp đặc biệt: hạch toán mua xe ô tô trị giá hơn 1,6 tỷ đồng

Căn cứ vào quy định tại Thông tư 219/2013/TT-BTC, Thông tư 151/2014/TT-BTC, Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC thì:

Tài sản cố định là ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ ô tô sử dụng vào kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn) có trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng (giá chưa có thuế GTGT) thì số thuế GTGT đầu vào tương ứng với phần trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng không được khấu trừ.

Phần trích khấu hao TSCĐ tương ứng với phần nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng/xe đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ ô tô chuyên kinh doanh vận tải hành khách, du lịch và khách sạn)… là khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN.

Lưu ý: 

Theo quy định ở trên thì đối với các doanh nghiệp sử dụng ô tô vào việc kinh doanh để vận chuyển hành khách, hàng hóa, kinh doanh dịch vụ du lịch, làm mẫu và lái thử (DN kinh doanh ô tô) thì thuế sẽ được khấu trừ toàn bộ.

Cần nắm chắc điều kiện xác định là tài sản cố định hữu hình và cách xác định nguyên giá tài sản cố định để tính chính xác giá trị của ô tô trước khi tiến hành hạch toán lên sổ.

Đây có lẽ là trường hợp phổ biến hơn cả xong cũng là trường hợp khó xử lý hạch toán mua xe ô tô và trích khấu hao hơn. Về cơ bản thì xe có giá mua lớn hơn 1,6 tỷ vẫn là tài sản cố định và vẫn thực hiện hạch toán tương tự xe có trị giá dưới 1,6 tỷ.

Tuy nhiên, như các quy định được trình bày phía trên, phần thuế giá trị gia tăng tính trên vượt mức 1,6 tỷ sẽ không được khấu trừ mà tính trực tiếp vào nguyên giá của TSCĐ.

Ví dụ: Công ty A mua một chiếc xe ô tô sử dụng cho phòng quản lý doanh nghiệp, với các số liệu như sau:

Giá mua 6.000.000.000 đồng (chưa VAT)

Lệ phí trước bạ 500.000.000 đồng

Bảo hiểm xe: 40.000.000 đồng/năm

Đăng ký xe: 30.000.000 đồng

Đăng kiểm xe: 2.000.000 đồng

Toàn bộ các chi phí trên đều được công ty A thanh toán bằng TGNH

Vì công ty A không sử dụng xe ô tô để kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn, làm mẫu và lái thử cho kinh doanh ô tô nên công ty chỉ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào tương ứng phần giá trị 1,6 tỷ là 160 triệu đồng.

Như vậy, phần thuế VAT 600 triệu sẽ bao gồm: 160 triệu tính vào thuế GTGT được khấu trừ (TK 133); 440 triệu tính vào nguyên giá ô tô (TK 211)

Hướng dẫn hạch toán:

Hạch toán mua xe ô tô, thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng

Nợ TK 211  6.000.000.000 + 440.000.000 = 6.440.000.000 đồng

Nợ TK 133 160.000.000 đồng

Có TK 112 6.600.000.000đ

Hạch toán lệ phí trước bạ:

Nợ TK 211 500.000.000 đồng

Có TK 3339 500.000.000 đồng

Khi nộp lệ phí, ghi:

Nợ TK 3339 500.000.000 đồng

Có TK 112 500.000.000 đồng

Hạch toán tiền nộp tiền đăng ký đăng kiểm xe:

Nợ TK 211  32.000.000 đồng

Có TK 112 32.000.000 đồng

Căn cứ vào cách tính nguyên giá TSCĐ, tổng nguyên giá của xe ô tô mua về là: 

Về khấu hao TSCĐ đối với TSCĐ là xe ô tô có nguyên giá lớn hơn 1,6 tỷ đồng:

Theo luật kế toán:

Căn cứ vào quy định tại Khung trích khấu hao TSCĐ ban hành kèm theo Thông tư 45/2013/TT-BTC: Xe ô tô có thời gian trích khấu hao là từ 6 – 10 năm.

Tiếp tục ví dụ phía trên, Công ty A lựa chọn trích khấu hao 10 năm. Như vậy, mức khấu hao năm là: 

Mức trích khấu hao tháng là:

Kế toán vẫn phải tiến hành lên sổ sách kế toán đối với khoản khấu hao này. Bút toán hạch toán:

Nợ TK 642 58.266.66,7

Có TK 214 58.266.66,7

Theo luật thuế: Đây là căn cứ ghi nhận chi phí được trừ khi Công ty thực hiện quyết toán thuế cuối năm. 

Vì là thông tin ghi nhận trên Tờ khai quyết toán thuế cuối năm nên kế toán sẽ thực hiện tính khấu hao trên phần nguyên giá 1,6 tỷ. Tức là mức khấu hao vào chi phí được trừ 1 năm là 160.000.000 đồng (=1,6 tỷ / 10 năm). Trong khi đó, mức trích khấu hao mà kế toán hạch toán vào sổ sách là 699.200.00 đồng.

Tức là, hàng năm công ty A bị loại khỏi chi phí được trừ khoản trích khấu hao của phần trị giá vượt 1,6 tỷ là 539.200.000 đồng

Mua TSCĐ nói chung và mua xe ô tô nói riêng là nghiệp vụ kế toán tương đối phức tạp. Song, TSCĐ là bộ phận quan trọng trong hệ thống tài sản của doanh nghiệp và thường có trị giá rất lớn đòi hỏi kế toán phải ghi nhận chính xác.