Vì vậy, việc sử dụng các phần mềm hỗ trợ vào quản lý doanh nghiệp ngày càng trở nên cần thiết, đặc biệt với những bộ phận đòi hỏi tính chính xác cao của dữ liệu như bộ phận kế toán.

Các lợi ích khi sử dụng phần mềm kế toán

Quy trình nhập dữ liệu trên phần mềm kế toán đơn giản và nhanh chóng hơn khi ghi chép thủ công, giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian làm việc. Chẳng hạn với nghiệp vụ mua hàng nhập kho bằng tiền mặt, nếu làm thủ công bạn phải lập phiếu chi, lập phiếu nhập kho, sau đó là phải ghi chép vào sổ quỹ và sổ chi tiết hàng hóa.

Còn nếu làm trên phần mềm kế toán như phần mềm Simba, thì bạn chỉ cần nhập thông tin chi tiết của hóa đơn mua hàng, còn các bút toán nhập kho, chi tiền, vào sổ sách phần mềm sẽ tự động làm giúp bạn.

Phần mềm có tính năng tự động hóa, thay thế những thao tác tính toán thông thường, giúp hạn chế tối đa lỗi khi tính toán. Đơn cử như với phần mềm kế toán Simba, bạn chỉ cần nhập chứng từ, phần mềm sẽ tự động thực hiện tất cả tính toán như tính giá vốn, tính giá trị khấu hao TSCĐ, tính tỷ giá khi ghi sổ, tính chênh lệch tỷ giá, … mà không cần chờ bạn bấm nút.

Đồng thời, phần mềm sẽ tự động kiểm tra lỗi hạch toán, nếu có lỗi phát sinh thì sẽ lập tức thông báo cho bạn biết để sửa được ngay. Như vậy, bạn sẽ bớt thao tác kiểm tra, tìm lỗi, cũng như bớt các thao tác bấm nút tính toán nhưng vẫn tự tin với sổ sách không còn sai sót.

Phần mềm kế toán có khả năng thống kê, xây dựng báo cáo theo yêu cầu của doanh nghiệp trong thời gian nhanh nhất. Ngoài ra, phần mềm còn có chức năng truy xuất tự động các báo cáo, sổ sách, tờ khai thuế, giúp nhân viên kế toán giảm nhiều thao tác cũng như công sức nếu lập các báo cáo, sổ sách này theo phương pháp thủ công. Hơn nữa, các báo cáo trên phần mềm có thể xuất ra các file excel, word hoặc các định dạng khác thuận tiện cho việc in ấn.

Khi sử dụng phần mềm kế toán, nhà quản lý sẽ luôn nắm được đầy đủ thông tin tài chính của doanh nghiệp khi cần thiết, từ đó hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng, hiệu quả. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn có thể tăng năng suất làm việc của bộ phận kế toán, từ đó tiết kiệm được chi phí nhân lực cũng như các loại chi phí khác.

Mỗi khi có các thông tư, quy định mới về thuế hoặc BHXH, phần mềm kế toán sẽ giúp bạn cập nhật ngay các thay đổi đó. Ngoài ra, một phần mềm tốt thường được tích hợp với các dịch vụ khác, giúp cho kế toán làm việc thuận tiện hơn như: kết nối với cơ quan thuế, kết nối hóa đơn điện tử, …

Hạn chế của phần mềm kế toán

Không phải tất cả các doanh nghiệp sẽ được hưởng lợi như nhau từ việc sử dụng phần mềm kế toán. Nếu bạn đang xem xét đến việc chuyển từ kế toán thủ công sang sử dụng phần mềm kế toán, bạn nên tham khảo những hạn chế có thể có như:

Chi phí sử dụng phần mềm: một phần mềm thông thường bao gồm các chi phí về bản quyền phần mềm, phí triển khai nâng cấp phần mềm và phí hỗ trợ sử dụng. Hiện tại, đa số các phần mềm đều thu phí bản quyền ngay từ ban đầu, sau đó khách hàng cần trả thêm khoản phí hỗ trợ và phí nâng cấp phần mềm theo từng năm. Riêng với phần mềm kế toán Simba, bạn chỉ cần đóng một khoảng chi phí theo năm và khoảng này đã bao gồm toàn bộ các loại phí kể trên

Dịch vụ hỗ trợ và chăm sóc khách hàng: Bạn có thể sẽ cần trợ giúp để thiết lập một số thông tin ban đầu như hệ thống tài khoản, chính sách kế toán, phương pháp tính giá hàng tồn kho, phương pháp kê khai thuế,…

Loại hình kinh doanh của doanh nghiệp bạn khá đặc thù: một phần mềm kế toán đóng gói thường sẽ phù hợp với hầu hết các loại hình kinh doanh.

Hy vọng bài viết đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan về các lợi ích cũng như hạn chế khi sử dụng phần mềm kế toán. Một phần mềm kế toán excel tốt có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc và cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về giá trị doanh nghiệp của bạn.