Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây nhé!

1. Chứng từ kế toán là gì

Chứng từ kế toán là giấy tờ, tài liệu ghi nhận lại các nội dung liên quan đến sự kiện giao dịch, một nghiệp vụ kế toán đã được hạch toán và thể hiện ở trong sổ kế toán của doanh nghiệp. Các thông tin trong chứng từ kế toán có thể bao gồm các khoản khấu trừ thuế, biên lai thuế, phí, lệ phí,…

Theo luật Kế toán năm 2015, chứng từ kế toán những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Như vậy có thể hiểu đơn giản, chứng từ kế toán là một loại tài liệu kế toán.

Có nhiều loại chứng từ kế toán, trong đó ta có thể phân loại chứng từ kế toán thành các nhóm sau:

2. Cách lưu trữ chứng từ kế toán cho hộ kinh doanh

Hiện nay, việc lưu trữ chứng từ kế toán thực hiện theo quy định của luật kế toán 88/2015/QH13. Hộ kinh doanh có thể lựa chọn một số phương án lưu trữ chứng từ như sau: 

• Thứ nhất, in ra giấy để lưu trữ, ký, đóng dấu
• Thứ hai, lưu trữ trên phương tiện điện tử nếu đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và đảm bảo tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

So với hình thức in ra giấy truyền thống, phương thức lưu trữ trên phương tiện điện tử góp phần khắc phục được nhược điểm như tốn kém chi phí, diện tích lưu trữ, rủi ro mất, hỏng chứng từ,…đồng thời phù hợp với sự phát triển của khoa học công nghệ trong công tác quản lý. Khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền để phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra, giám sát và kiểm toán theo quy định, đơn vị kế toán phải có trách nhiệm in ra giấy, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật hoặc kế toán trưởng và đóng dấu (nếu có) để cung cấp theo thời hạn yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

3. Lưu ý khi lưu trữ chứng từ kế toán trên phương tiện điện tử

• Chứng từ kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng.
• Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán bằng giấy hay trên phương tiện điện tử.
• Chứng từ kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
• Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu kế toán kịp thời, đầy đủ, trung thực, minh bạch cho cơ quan thuế và cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Bài viết trên đã hướng dẫn các bạn nội dung “Lưu Trữ Chứng Từ Kế Toán Cho Hộ Kinh Doanh“, hy vọng những kiến thức chia sẻ trong bài viết sẽ giúp ích cho quý độc giả.