Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp các mẫu file theo dõi công nợ phổ biến, giúp kế toán thực hiện nhanh chóng và dễ dàng hơn.

1. Biểu mẫu File Excel theo dõi công nợ 

Khi tạo file excel để theo dõi công nợ, chúng ta cần tạo 3 sheet có liên kết với nhau bao gồm:

• Danh mục khách hàng/NCC: gồm các thông tin như mã theo dõi, mã số thuế, thông tin liên hệ
• Báo cáo công nợ chi tiết hay sổ chi tiết công nợ: cập nhật tất cả các giao dịch công nợ chi tiết của riêng từng khách hàng/nhà cung cấp
• Báo cáo công nợ tổng hợp: tổng hợp lại xem với mỗi khách hàng/NCC, tổng phát sinh và dư Nợ/Có cuối kỳ là bao nhiêu, làm căn cứ trả nợ hoặc thu hồi nợ.

1.1. Danh mục khách hàng/nhà cung cấp

Mục đầu tiên của biểu mẫu theo dõi công nợ bằng excel cần cung cấp đầy đủ các thông tin như:

• Mã khách hàng: Mã khách hàng được mã hóa theo tên khách hàng
• Tên khách hàng: Tên khách hàng đang sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp
• Địa chỉ liên hệ, số điện thoại
• Mã số thuế
• Ghi chú nếu cần thiết
• …………….

1.2. Báo cáo công nợ chi tiết

Báo cáo công nợ chi tiết hay sổ chi tiết công nợ, sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt được chi tiết công nợ từng khách hàng, khách hàng lấy hàng ngày nào, tổng thu bao nhiêu…

Báo cáo công nợ chi tiết cung cấp các thông tin như:

• Mã khách hàng
• Tên khách hàng, địa chỉ liên hệ: Tự động cập nhật theo mã khách hàng đã khai báo ở phần danh mục khách hàng
• Ngày/tháng/năm ghi nhận có công nợ còn phải thu
• Số chứng từ ghi nhận nợ
• Nội dung trong giao dịch bán.
• Phải thu: Số tiền còn nợ sau bán cần phải thanh toán của khách hàng
• Đã thu: Tổng số tiền đã thanh toán được tất cả hoặc một phần công nợ còn thiếu.
• Ghi chú nếu có

Các khoản công nợ được cập nhật kịp thời vào sổ chi tiết ngay khi phát sinh; Cuối tháng, kế toán công nợ sẽ tổng hợp lại để tính tổng công nợ với từng khách hàng, nhà cung cấp, sau đó đối chiếu số liệu 2 bên.

Sổ chi tiết công nợ giúp doanh nghiệp theo dõi công nợ theo từng đối tượng cụ thể, riêng biệt, từ đó doanh nghiệp biết được công nợ của mình với từng đối tác ra sao để thanh toán/thu hồi đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra, rà soát lại dễ dàng hơn nếu phát hiện số liệu công nợ bị sai lệch.

1.3. Báo cáo công nợ tổng hợp 

Báo cáo công nợ tổng hợp là phần cuối cùng trong mẫu file excel quản lý bán hàng và công nợ. Cuối tháng dựa vào bảng này, kế toán doanh nghiệp sẽ chốt được công nợ phải thu, phải trả của từng khách hàng dựa trên tổng số lần nhập – xuất hàng.

Báo cáo tổng hợp công nợ phải trả bao gồm có các thông tin sau: 

• Số thứ tự 
• Các nội dung liên quan đến sản phẩm và khách hàng/ nhà cung cấp (tên gọi, mã hàng, cột phân loại khách hàng và nhà cung cấp)
• Các thông tin dữ liệu về công nợ phải trả như phải trả bắt đầu, phải trả đầu kỳ, phải trả tăng, phải trả giảm, phải trả cuối kỳ,…

> Tham khảo mẫu file excel công nợ dành cho kế toán doanh nghiệp TẠI ĐÂY.

2. Một số vấn đề khi quản lý công nợ bằng excel miễn phí

Excel là một trong những phần mềm phổ biến được nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô nhỏ sử dụng trong quản lý công nợ bởi việc cài đặt đơn giản và sử dụng miễn phí.Người dùng sử dụng các hàm có sẵn trên excel để thiết lập các công thức tính, giúp việc tính toán trở nên đơn giản, chính xác hơn.

Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm, quản lý công nợ bằng Excel vẫn còn tồn tại không ít rủi ro và bất cập

• Kế toán nhập liệu thủ công bằng tay, tiêu tốn nhiều thời gian công sức và thường xảy ra sai sót

Đối với các kho hàng lớn, nhiều mã hàng hóa thì việc nhập liệu hàng hóa lên file excel khiến kế toán gặp nhiều sai sót. Mỗi lần nhầm lẫn, kế toán phải mất hàng giờ đồng hồ thậm chí cả ngày để rà soát lại.

• File excel quản lý dữ liệu và tính bảo mật kém

Nhược điểm thường thấy khi sử dụng Excel để quản lý kho hàng chính là tính năng bảo mật thấp. Khi sử dụng Excel, mọi thông tin đều được cập nhật và lưu trữ trên hệ thống máy tính với nhiều bộ phận sử dụng cho công việc nên doanh nghiệp khó có thể bảo mật các dữ liệu.

• Các hàm tính trên excel phức tạp, dễ bị nhầm lẫn nên không tránh được những sai sót xảy ra trong quá trình thống kê, báo cáo

Để xây dựng và thiết lập chính xác các công thức tính cho các mã hàng hóa khác nhau không phải là điều dễ dàng với các kế toán. Chưa kể nếu có xảy ra sai sót kế toán cũng mất hàng giờ tìm kiếm và khắc phục các sai sót.

3. Theo dõi công nợ thông minh bằng phần mềm kế toán

Các doanh nghiệp hiện nay đều thực hiện công tác quản lý tài chính – kế toán bằng phần mềm hoặc lập sổ trên các file quản lý bằng excel. File excel có lợi ích là không mất chi phí, đáp ứng được các yêu cầu cơ bản như tổng hợp công nợ phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp. 

Tuy nhiên, kế toán sẽ mất khá nhiều thời gian để nhập liệu, đối chiếu và khó khăn khi theo dõi tuổi nợ, hạn nợ. Do đó, phần mềm kế toán là một giải pháp tiện lợi hơn đang được các doanh nghiệp quan tâm.