Trong thời đại kỹ thuật số, việc ứng dụng công nghệ trong các hoạt động từ sản xuất, kinh doanh đến quản lý tài chính hay quản trị doanh nghiệp là điều cần thiết bởi công nghệ giúp hoạt động hiệu quả hơn.
Đối với hoạt động quản lý tài chính doanh nghiệp, không một công cụ nào hiệu quả hơn phần mềm kế toán dù cho excel miễn phí và phổ biến nhưng khó có thể so sánh với những tiện ích và hiệu quả doanh nghiệp có được khi ứng dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp.
Nếu phân chia các phần mềm kế toán theo cách thức làm việc, các phần mềm kế toán hiện nay được chia làm 2 loại là phần mềm online (làm việc từ xa thông qua mạng Internet – xu hướng mới) và phần mềm offline (làm việc tại chỗ trong mạng LAN nội bộ – xu hướng truyền thống).
Vậy, làm thế nào để doanh nghiệp quyết định nên lựa chọn phần mềm kế toán online hay offline? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây.
Phần mềm kế toán Online
Cho phép kế toán làm việc trên môi trường mạng WAN – mạng interntet.
Phần mềm kế toán Offline
Được cài đặt trực tiếp tại máy người sử dụng và làm việc trong môi trường mạng nội bộ của công ty (mạng LAN – Local Area Network).
2.1 Phân tích nhu cầu quản lý của doanh nghiệp
Đầu tiên, để biết nên chọn online hay offline thì doanh nghiệp cần phải xác định rõ nhu cầu quản lý khi sử dụng phần mềm là gì? Nếu Chủ doanh nghiệp khi muốn nắm bắt số liệu tài chính – kế toán mọi lúc, mọi nơi hoặc có nhiều cơ sở cần quản lý thì chắc chắn phần mềm kế toán online sẽ là giải pháp tối ưu hơn cả.
Bởi ưu điểm của phần mềm online là khi kế toán các chi nhánh nhập số liệu lên phần mềm sẽ tự động đồng bộ trên hệ thống, kế toán trụ sở chính không cần nhập liệu lại và phần mềm cũng hỗ trợ nhiều tính năng tự động như tổng hợp và trích xuất các loại báo cáo. Đồng thời, với phần mềm online Chủ doanh nghiệp / Giám đốc doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý trên nhiều thiết bị khác nhau như máy tính, điện thoại…
Ngược lại, nếu chủ doanh nghiệp không có nhu cầu quản lý từ xa trong mỗi dịp đi công tác, không cần thiết phải có báo cáo dữ liệu mọi lúc mọi nơi thì phần mềm kế toán offline là lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp.
2.2. Quy mô doanh nghiệp nào nên dùng phần mềm kế toán online?
Thông thường, khi doanh nghiệp mới thành lập với quy mô nhỏ thì chỉ cần một phần mềm quản lý nội bộ, lúc này online hay offline chưa phải vấn đề quá quan trọng. Lúc này, doanh nghiệp sẽ cần một phần mềm miễn sao đáp ứng được việc quản lý thông tin tài chính, kế toán tường minh và hiệu quả, cung cấp được đầy đủ các báo cáo vừa đáp ứng đúng quy định nhà nước lại vừa phục vụ được nhu cầu quản trị của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển đến một giai đoạn nhất định và đi kèm với nó là sự mở rộng quy mô hoạt động, tăng số lượng văn phòng, chi nhánh ở khắp mọi nơi thì yêu cầu quản lý tài chính – kế toán được nâng cao. Nếu doanh nghiệp vẫn kiên quyết sử dụng giải pháp offline thì hàng ngày, hàng tuần hoặc bất cứ khi nào cần báo cáo, bộ phận kế toán sẽ phải tập hợp dữ liệu từ các chi nhánh vào với nhau, sau đó nhập liệu lại, xử lý dữ liệu để thành một báo cáo chung tình hình hoạt động của cả doanh nghiệp. Do đó, vấn đề về sai sót có thể xảy ra bất cứ lúc nào.
Với giải pháp phần mềm kế toán online của AsiaSoft, công việc trên đơn giản hơn rất nhiều nhờ vào việc dữ liệu được liên thông và đồng bộ liên tục nhờ kết nối mạng Internet. Tức là kế toán chi nhánh nhập số liệu thì đồng thời trụ sở chính cũng ghi nhận số liệu đó và có thể tự động trích xuất báo cáo bất cứ thời gian nào mà không cần chờ chi nhánh gửi số liệu lên.
2.3. Chi phí đầu tư phần mềm kế toán online và offline như thế nào?
Hầu hết các doanh nghiệp đều nghĩ rằng chi phí sử dụng một phần mềm kế toán bao gồm khoản chi phí trong báo giá, các khoản phí phát sinh hàng kỳ hoặc chi phí đào tạo, tư vấn và không tốn quá nhiều so với khả năng của doanh nghiệp.
Nếu tính toán kỹ hơn thì ngoài các chi phí kể trên, doanh nghiệp cũng sẽ cần phải đầu tư cho cơ sở vật chất kỹ thuật như máy tính, máy in, các khoản tiền bảo trì, bảo dưỡng máy móc định kỳ. Doanh nghiệp xác định sẽ sử dụng một giải pháp kế toán offline, tức là doanh nghiệp hoàn toàn chủ động trong việc quản lý dữ liệu của mình và sẽ phải có sự đầu tư xứng đáng cho hệ thống máy chủ cũng như bảo mật thông tin để tránh việc bị mất mát dữ liệu do thiên tai, lỗi người sử dụng (tải nhầm viruts), hỏng ổ cứng,…
Trong khi đó, doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán online, nhất là các phần mềm kế toán dạng đóng gói sẵn thì sẽ không phải tốn chi phí đầu tư cho máy chủ và bảo mật này vì phía nhà cung cấp sẽ phải có sự đảm bảo và cam kết với khách hàng sử dụng.
2.4. An toàn dữ liệu
Như đã đề cập ở trên, khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán offline, dữ liệu kế toán sẽ được lưu trữ tại máy chủ của doanh nghiệp, các phương án bảo đảm an toàn dữ liệu có được triển khai tốt hay không sẽ phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm cũng như sự cẩn thận của doanh nghiệp.
Một vài biện pháp thường được sử dụng là sao lưu dữ liệu hàng ngày, đầu tư các phần mềm bảo vệ máy tính hay sao chép dữ liệu sang 2-3 nơi lưu trữ khác nhau sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các mất mát lớn. Tại những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn hay đa chi nhánh đồng nghĩa với một kho dữ liệu kế toán đồ sộ. Nếu doanh nghiệp không có kinh nghiệm trong việc đầu tư hạ tầng để quản lý dữ liệu thì việc lựa chọn một phần mềm kế toán online sẽ là lựa chọn đơn giản và an toàn hơn cả.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lựa chọn những nhà cung cấp phần mềm kế toán online uy tín thông qua việc đạt được một số chứng chỉ cấp quốc tế như:
Ngoài việc xem xét các yếu tố kể trên, với xu hướng quản lý dữ liệu online giúp kế toán hay CEO/chủ doanh nghiệp theo dõi nhanh chóng các chỉ số tài chính của công ty thì việc sử dụng phần mềm kế toán online ngày càng phổ biến hơn.