Phần mềm kế toán có vai trò và lợi ích nào trong doanh nghiệp?

Vậy, ngoài việc tự động hóa những gì phải làm bằng tay, giúp tiết kiệm công sức và thời gian so với trước đây, phần mềm kế toán còn thể hiện những vai trò và lợi ích nào?

• Thứ nhất, nó hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi thông tin tài chính cho nhiều chức năng kinh doanh khác nhau, theo dõi các tài liệu và quy trình dòng tiền, thực hiện các tính toán phức tạp, ghi nhận giao dịch và cung cấp các báo cáo chuyên sâu làm cơ sở cho quyết định của đội ngũ quản lý.

Khi có phần mềm kế toán phù hợp, lãnh đạo doanh nghiệp không chỉ hoạt động hiệu quả hơn, mà còn đạt được hiểu biết tốt hơn về các chức năng vận hành trong công ty.

• Thứ hai, nó hỗ trợ trong việc gia tăng khả năng sinh lợi, hiệu quả vận hành, tăng hiệu suất và giảm chi phí. Thông tin thu được từ phần mềm kế toán còn có thể được dùng cho hoạch định sản xuất và hoạch định chiến lược marketing.
• Thứ ba, một phần mềm kế toán tốt còn hỗ trợ doanh nghiệp cập nhật kịp thời các quy định về thuế, luật của chính quyền hoặc cơ quan thuế, tránh mắc phải những sai lầm có thể gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp.
• Thứ tư, khi được tích hợp các công cụ và chức năng hữu ích cho phân tích kinh doanh và tài chính, phần mềm kế toán có thể giúp doanh nghiệp ngày càng hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán của mình, đi xa hơn các chức năng hiện có.

Phân loại phần mềm kế toán trên thị trường hiện nay

Phần này không cố làm bạn rối rắm, mà chỉ muốn cung cấp cho bạn các tiêu chí / cách thức phân loại hiện đang có (tất nhiên vẫn chưa đầy đủ), hoặc nếu bạn đã có tiêu chí phân loại hoàn toàn khác biệt so với những gì được liệt kê bên dưới, hãy chia sẻ cùng chúng tôi.

Phân loại theo độ phức tạp

• Bảng tính: Doanh nghiệp thường dùng các chương trình bảng tính như Microsoft Excel hoặc Google Spreadsheet. Bạn có thể tuỳ biến bảng tính theo hầu hết nhu cầu kế toán căn bản nào, ví dụ như liệt kê chi phí, doanh số hoặc các dữ liệu tài chính khác, hoặc xử lý các chức năng kế toán cao cấp. Các doanh nghiệp đơn giản thì chủ yếu dựa trên bảng tính cho kế toán, còn với doanh nghiệp khác, bảng tính thường mang ý nghĩa phụ trợ, bổ sung cho quy trình kế toán.
• Phần mềm kế toán thương mại: Xử lý hầu hết nhu cầu kế toán của doanh nghiệp vừa và nhỏ, cho phép tạo ra các chức năng tuỳ biến phù hợp nhu cầu cụ thể, thường bao gồm biểu đồ tóm lược dữ liệu và các báo cáo sức khoẻ doanh nghiệp. Mỗi phần mềm kế toán loại này đều có điểm yếu và mạnh riêng.
• ERP: Chủ yếu dùng cho các công ty lớn quản lý có bộ máy vận hành phức tạp. Thường tích hợp kế toán với các dịch vụ khác như quản lý dòng công việc, BI (Business Intelligence) và hoạch định dự án. Khi chọn sử dụng loại này, doanh nghiệp phải đi theo một lộ trình cần thiết bao gồm thu thập thông tin từ nhà cung cấp, chạy thử sản phẩm và tìm hiểu thông tin với các công ty khác sử dụng phần mềm đó.
• Phần mềm kế toán theo yêu cầu: Doanh nghiệp có thể tự làm phần mềm kế toán cho riêng mình, khi hoạt động kinh doanh phát triển, đội ngũ có trình độ sẽ được yêu cầu viết phần mềm để xử lý nhiều tình huống kế toán khác nhau. Những doanh nghiệp này tạo ra phần mềm kế toán tuỳ chỉnh bởi vì không có phần mềm kế toán thương mại nào phù hợp với nhu cầu của mình.

Phân loại theo nhiệm vụ

• Kế toán cốt lõi. Kế toán phải thu, phải trả, quản lý tồn kho, quản lý đơn hàng, sổ cái, nhật kí….
• Kế toán dự án: Các ứng dụng đồng bộ với quy trình tài chính trong quản lý dự án.
• Kế toán quỹ: Hệ thống kế toán quỹ cho tổ chức lợi nhuận và phi lợi nhuận.
• Quản lý tồn kho: Các ứng dụng căn bản theo dõi tồn kho.
• Tính tiền và lập hoá đơn: Ứng dụng theo dõi, quản lý doanh số sản phẩm.
• Lập ngân sách và dự báo: Hoạch định ngân sách, giúp công ty đồng bộ quy trình ra quyết định.
• Kế toán tài sản cố định: Ứng dụng cho chuyên gia thuế và kế toán, muốn theo dõi và tính toán khấu hao.
• Quản lý lương: Tổ chức tính lương và thuế thu nhập cá nhân của các nhân viên.

Phân loại theo quy mô doanh nghiệp

Kế toán cơ bản. Phù hợp cho doanh nghiệp siêu nhỏ chỉ có 5, 6 nhân viên. Cung cấp các chức năng kế toán tiêu chuẩn như các khoản phải thu, các khoản phải trả và báo cáo tài chính cơ bản. Một số nhà cung cấp có thể đề xuất bản miễn phí hoặc cho dùng thử gói kế toán cơ bản. Một số nhà bán lẻ, nhà sản xuất sử dụng phần mềm kế toán dạng này như một dạng bổ sung vào hệ thống kinh doanh hiện tại.

Kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bên cạnh các tính năng căn bản có trong kế toán cơ bản như trên thì còn bổ sung vào các mô-đun cho các phương diện khác của hoạt động kinh doanh, gồm tồn kho, nguồn nhân lực, POS (điểm bán hàng) và thu mua. Về mức độ hoàn thiện thì loại này được đánh giá là tiệm cận giải pháp ERP. Các phần mềm nổi tiếng trong loại này là Quickbooks Enterprise, NetSuite ERP và FinancialForce ERP.

Phần mềm kế toán doanh nghiệp lớn: Được thiết kế cho các tổ chức lớn. Có vài điểm tương đồng với kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ nhưng tính năng thì cao cấp và mạnh hơn, tất nhiên, giá cũng cao hơn. Trừ khi là công ty lớn hoặc có nhu cầu đặc thù mà không phần mềm nào trên thị trường đáp ứng được thì hãy đầu tư vào loại phần mềm này. Phần mềm kế toán doanh nghiệp lớn có thể có chức năng CRM, theo dõi quan hệ với khách hàng và phản hồi nhanh với yêu cầu từ họ. Cung cấp chức năng BI và hệ thống báo cáo mạnh mẽ. Các bộ dữ liệu có thể được tích hợp và xử lý để tạo ra hiểu biết sâu sắc, giúp người dùng ra quyết định nhanh và đầy đủ thông tin). Phần mềm nổi tiếng là Salesforce, Intacct và Xero.

Riêng với kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ, ta lại có 4 loại sau:

Tính lương và kế toán. Đây là một trong những phần mềm kế toán phổ biến mà bạn có thể mua và tải về rồi cài trên desktop. Những sản phẩm này cung cấp công cụ và báo cáo kế toán cơ bản để tạo ra tài liệu tài chính, tiết kiệm thời gian xử lý dữ liệu và viết báo cáo. Nhiều tính năng quen thuộc, như tính toán dòng tiền, định dạng kéo thả, và nhiều người dùng. Có thể cung cấp thêm các chức năng phụ trợ như POS, bán lẻ và quản lý vốn.

Quản trị kinh doanh. Có nhiều tính năng hơn so với tính lương và kế toán. Loại này nhắm vào doanh nghiệp vừa và lớn, và bao gồm tất cả các tính năng sau: đơn đặt hàng, quản lý tồn kho, CRM, tính tiền, thu mua, quản lý nguồn lực. Thường được tiếp thị như một giải pháp hoàn chỉnh để đáp ứng nhu cầu kế toán, còn trên thực tế bạn cần trả thêm cho các phần bổ trợ để hoàn thiện hệ thống.

Ứng dụng chạy web. Được gọi là SaaS (Software as a Service - phần mềm như là một dịch vụ) hoặc điện toán đám mây. Điểm khác biệt nằm ở việc SaaS là mô hình thu phí theo tháng, truy cập và sử dụng qua kết nối internet. Đây là phân hệ phát triển nhanh nhất hiện nay nhờ hạ tầng công nghệ điện toán đám mây và internet ngày càng tốt và sự tự tin ngày càng tăng của doanh nghiệp lớn trong việc đưa dữ liệu lên đám mây. Lợi ích hấp dẫn nhất của kế toán đám mây là chi phí sử dụng hệ thống thấp. Thay vì trả một khoản lớn để mua bản quyền, phần cứng và thuê nhân viên kỹ thuật để chạy phần mềm, bạn đơn giản là thuê nó. Dĩ nhiên, đổi lại bạn phải tin cậy giao phó dữ liệu cho nhà cung cấp thứ 3.

Phần mềm kế toán miễn phí. Hãy tiếp cận những sản phẩm này bằng sự ngờ vực. Nhiều trong số đó ghi là miễn phí, nhưng nhiều khi không như vậy, chúng lấy dữ liệu của bạn để thúc bạn đăng ký. Nếu được, hãy kiếm ứng dụng miễn phí từ những nhà cung cấp uy tín, được đánh giá cao vì thương hiệu lớn thì nhiều danh tiếng trong việc bảo vệ bạn hơn.

Phân loại theo loại hình hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD)

Đây là cách phân loại khá phổ biến được nhiều nhà cung cấp phần mềm kế toán sử dụng, mục tiêu là để doanh nghiệp chọn phần mềm kế toán phù hợp nhất với loại hình hoạt động sxkd của mình, giảm được chi phí và giảm các phần dư thừa không sử dụng đến. Thông thường có các phần mềm ứng với các loại hình sxkd sau:

• Phần mềm kế toán chuyên ngành dịch vụ
• Phần mềm kế toán chuyên ngành thương mại
• Phần mềm kế toán chuyên ngành xây dựng
• Phần mềm kế toán chuyên ngành sản xuất
• Phần mềm kế toán dành riêng cho các chuyên viên hành nghề kế toán (làm kế toán thuê)

Đến lúc này có lẽ bạn đã rõ những các phân loại khác nhau trên thị trường phần mềm kế toán, tuy nhiên nên nhớ rằng việc phân loại chỉ là tương đối, trên thực tế một sản phẩm có thể là tổng hợp của nhiều phân loại được liệt kê ở trên.