Cùng  tìm hiểu các nhiệm vụ chính của kế toán kho để hiểu rõ hơn về v kế toán kho sẽ phải thực hiện những công việc gì?

1. Kế toán kho là gì?

Nhân viên kế toán kho (Warehouse Accountant) là một trong những vị trí quan trọng của bộ phận kế toán trong mỗi doanh nghiệp. Nhân viên kế toán kho sẽ chủ yếu làm việc tại các kho hàng chứ không phải tại văn phòng công ty, có nhiệm vụ theo dõi các hoạt động xuất nhập hàng tại kho, kiểm tra và thống kê các hàng tồn kho.

Ngoài ra, nghiệp vụ kế toán kho cũng bao gồm việc quản lý các chứng từ, thủ tục, giấy tờ và các số liệu hàng hóa nhằm giảm thiểu các rủi ro và tránh gây thiệt hại cho doanh nghiệp. 

2. Nhiệm vụ của kế toán kho

Trong quá trình xuất và nhập hàng từ kho, kế toán kho sẽ là người trực tiếp quản lý hoạt động và ghi chép lại những số liệu, chứng từ hàng hóa để giao nộp lại cho cấp trên. Tiếp đến, kế toán kho sẽ tiến hành thống kê lại số lượng, phân loại và kiểm tra để đảm bảo chất lượng hàng hóa tại kho. Họ sẽ ghi lại thời hạn sử dụng của hàng hóa để kịp thời xử lý hàng tồn trước khi hết hạn, tránh gây tổn thất cho doanh nghiệp. Sau đó, kế toán kho sẽ chia sẻ dữ liệu về hàng hóa cho cấp trên và những phòng ban khác nhằm xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp nhất.

3. Công việc của kế toán kho

3.1 Các công việc chung của kế toán kho

Kiểm soát và kiểm kê hàng hóa: Kế toán kho thường xuyên cập nhật tình trạng hàng hóa để xây dựng kế hoạch tiêu thụ hợp lý, tránh tình trạng hàng quá hạn. Công việc này yêu cầu kế toán kho phải nắm rõ số lượng và chất lượng hàng hóa được nhập và xuất khỏi kho.

Lập chứng từ nhập xuất kho: Mỗi khi có giao dịch nhập hoặc xuất hàng, kế toán kho cần lưu giữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ để làm căn cứ đối chiếu sau này. Vì vậy, việc ghi chép và lưu trữ các chứng từ liên quan cần được thực hiện một cách cụ thể và chính xác.

Hạch toán và kê khai thuế: Như các công việc kế toán khác, kế toán kho phải ghi nhận và hạch toán đầy đủ các giao dịch liên quan đến hàng hóa, doanh thu, và chi phí. Ngoài ra, cần kê khai thuế đầu vào, đầu ra để đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế với Nhà nước.

Phối hợp với thủ kho: Khi có các giao dịch hàng hóa có giá trị lớn, kế toán kho cần phối hợp với thủ kho để kiểm đếm chính xác số lượng hàng hóa.

Các nhiệm vụ bổ sung: Bên cạnh những công việc chính, kế toán kho có thể đưa ra các đề xuất cải tiến về hàng hóa, góp phần vào sự phát triển của doanh nghiệp.

3.2 Công việc hàng ngày của kế toán kho

Về hàng hóa: Kế toán kho thường xuyên thực hiện kiểm kê để theo dõi số lượng, chất lượng, và phân loại hàng hóa. Dựa trên các số liệu này, kế toán kho sẽ đề xuất phương án tích trữ hợp lý nhằm tránh thiếu hụt hàng khi nhu cầu tăng cao. Tất cả sổ sách thống kê sẽ được gửi về phòng kế toán.

Về chứng từ: Trước khi cho phép nhập hoặc xuất hàng, kế toán kho kiểm tra tính hợp lệ của các hóa đơn và chứng từ, sau đó nhập thông tin này lên hệ thống để tránh thất lạc. Trong trường hợp có công nợ, kế toán kho cũng cần lập biên bản xác nhận kịp thời.

Về kho hàng: Với vai trò là người quản lý chính kho hàng của doanh nghiệp, kế toán kho cần tổ chức công việc hợp lý và chịu trách nhiệm cho bất kỳ chênh lệch nào giữa sổ sách và thực tế tồn kho.

3.3 Công việc hàng tháng của kế toán kho

Lập báo cáo tổng kết cuối tháng: Kế toán kho thực hiện tổng hợp các số liệu thống kê hàng ngày để báo cáo tình trạng hàng hóa, giúp quản lý nắm bắt được hiện trạng kho hàng.

Hạch toán và đối chiếu chứng từ, hóa đơn: Các số liệu và chi phí phát sinh trong tháng sẽ được hạch toán chi tiết để giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả.

Hoàn thiện sổ sách và báo cáo: Kế toán kho hoàn thiện sổ sách, thực hiện các thủ tục chứng nhận giấy tờ, và báo cáo với cấp trên theo đúng quy định, đồng thời đối chiếu hàng hóa thực tế với sổ ghi chép để đảm bảo độ chính xác.

4. Những kỹ năng cần thiết với nhân viên kế toán kho

Để đáp ứng yêu cầu công việc, kế toán kho cần trang bị một loạt các kỹ năng cần thiết, từ khả năng tổ chức công việc, sử dụng phần mềm đến kiểm soát số liệu và phối hợp với các bộ phận khác. Hãy cùng tìm hiểu những kỹ năng quan trọng mà một nhân viên kế toán kho cần có để hoàn thành tốt nhiệm vụ và góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp : 

• Nắm vững kiến thức chuyên môn: Kế toán kho là một vị trí trong phòng kế toán nên việc nắm bắt kiến thức kế toán là điều cần thiết. Nếu bạn không biết chút gì về kế toán vào công việc thì chắc chắn sẽ mất một khoảng thời gian dài để thích nghi.
• Sử dụng thành thạo tin học văn phòng: Đây là yếu tố cần thiết để trở thành nhân viên kế toán kho. Tin học văn phòng là công cụ để kế toán giải quyết được công việc, sổ sách, hạch toán hàng hoá, công nợ, doanh thu,…
• Sử dụng phần mềm kế toán: Phần mềm kế toán đóng vai trò quan trọng giúp nhân viên kế toán kho có thể giải quyết công việc dễ dàng. Nếu không biết cách sử dụng phần mềm này chắc chắn là một thiết sót không hề nhỏ đối với ứng viên xin việc kế toán kho
• Kỹ năng số liệu và phân tích: Có khả năng làm việc với số liệu và phân tích dữ liệu để xác định thông tin quan trọng về hàng hóa, giá trị và xu hướng trong kho. Kỹ năng này giúp bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và tạo ra báo cáo chi tiết về tình trạng kho.
• Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc: Có khả năng xử lý nhiều nhiệm vụ cùng một lúc, ưu tiên công việc và tổ chức thời gian một cách hiệu quả. Điều này rất quan trọng trong việc quản lý hàng hóa trong kho và đảm bảo các hoạt động diễn ra suôn sẻ.
• Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm: Có khả năng giao tiếp hiệu quả với các đối tác trong kho, như thủ kho, nhân viên bán hàng và kế toán viên khác. Đồng thời, nhân viên kế toán kho cần biết cách việc nhóm hiệu quả và hỗ trợ các thành viên khác trong việc quản lý kho và giải quyết vấn đề.
• Cẩn thận, tỉ mỉ: Với kế toán kho đây là đức tính cực kỳ quan trọng vì nhà tuyển dụng sẽ ưu tiên những ứng viên có phẩm chất này trong công việc.