Báo cáo tài chính (BCTC) là báo cáo phản ánh tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản, kết quả kinh doanh, tình hình lưu chuyển dòng tiền và nghĩa vụ thuế của một doanh nghiệp. BCTC được lập dựa trên việc tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán và tài khoản kế toán.
Tính trung thực hợp lý của số liệu các tài khoản kế toán góp phần đảm bảo tính trung thực hợp lý của số liệu trên BCTC.
Bài viết sau đây sẽ giới thiệu cho bạn đọc cách thức rà soát số liệu trên các tài khoản kế toán để phục vụ cho việc lập BCTC.
Để kiểm tra số liệu phản ánh trên từng tài khoản, trước hết kế toán cần hiểu rõ tính chất từng nhóm tài khoản kế toán.
1.1 Nhận diện tài khoản kế toán
Nhóm lớn |
|
Đầu số |
Nhóm nhỏ |
Ký hiệu |
Phát sinh |
Tài sản |
|
1 |
Nhóm TK tiền |
Từ 111 đến 128, 171 |
Tăng ghi bên nợ, giảm ghi bên có |
|
Nhóm TK phải thu |
Từ 131 đến 141 |
|||
|
Nhóm TK hàng tồn kho |
Từ 152 đến 157 |
|||
|
2 |
Nhóm TK tài sản cố định, tài sản dài hạn khác |
Từ 211 đến 244 |
||
Nguồn vốn |
|
3 |
Nhóm TK nợ phải trả |
Từ 311 đến 356 |
Giảm ghi bên nợ, tăng ghi bên có |
|
4 |
Nhóm TK nguồn vốn chủ sở hữu |
Từ 411 đến 421 |
||
Doanh thu, chi phí, KDKD |
|
5,7 |
Nhóm TK doanh thu, thu nhập |
511,515,521,711 |
|
|
6,8 |
Nhóm TK chi phí |
Từ 611 đến 642, 811,821 |
Tăng ghi bên nợ, giảm ghi bên có |
|
|
9 |
TK xác định kết quả KD |
911 |
1.2 Nguyên tắc số dư
– Các tài khoản thuộc nhóm tài sản có số dư bên nợ, nhưng trong đó có một số tài khoản có thể có số dư bên có, bao gồm: TK 131,138,171.
– Các tài khoản thuộc nhóm nguồn vốn có số dư bên có, nhưng trong đó có một số tài khoản có thể có số dư bên nợ, bao gồm: TK 331,333,338,412,413,421.
– Tài khoản đầu 5 đến 9 không có số dư sau khi kết chuyển lãi lỗ.
1.3 Trình bày số liệu trên Báo cáo tài chính
Tên bảng biểu |
Tài khoản cung cấp số liệu |
1- Bảng cân đối tài khoản |
Tất cả các TK từ đầu 1 đến đầu 9 |
2- Bảng cân đối kế toán |
Các TK đầu 1,2,3,4 (tài sản và nguồn vốn) |
3- Báo cáo kết quả kinh doanh |
Các TK đầu 5,6,7,8,9 |
4- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Phương pháp trực tiếp) |
Tổng hợp dòng tiền vào, ra từ sổ chi tiết các tài khoản 111, 112 |
5- Thuyết minh BCTC |
Tất cả các TK từ đầu 1 đến đầu 9 |
Đối với các tài khoản có số dư thì tính trung thực hợp lý của số dư cuối kỳ sẽ phụ thuộc cả vào tính trung thực hợp lý của số dư đầu kỳ. Do vậy bước đầu tiên, kế toán sẽ phải kiểm tra số dư đầu kỳ bằng cách so sánh số liệu này với số dư cuối kỳ trên BCTC năm trước.
Sau đó, kế toán kiểm tra chi tiết phát sinh và số dư cuối kỳ của các tài khoản. Dưới đây là cách kiểm tra cơ bản một số tài khoản.
2.1. Các tài khoản trên Bảng cân đối kế toán
2.1.1 Các tài khoản TK 111,112,113,121,128,171
Phải lập hay thu thập bằng chứng đảm bảo sự tồn tại, và tính đúng đắn của số dư các tài khoản. Cụ thể:
Rà soát tài khoản 111:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381)
Có TK 111 – Tiền mặt.
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381).
Lưu ý: Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch giữa TK 111 với tiền tồn thực tế tại quỹ, các nguyên nhân phổ biến bao gồm:
Rà soát tài khoản TK 112, 128, 171:
2.1.2 Các tài khoản phải thu (TK 131, 133, 136, 138, 141)
Rà soát TK 131:
Cần xác định được nguyên nhân chênh lệch và tập hợp đầy đủ bằng chứng, sai sót ở bên nào, bên đó hạch toán điều chỉnh, bổ sung.
Một số nguyên nhân dẫn đến chênh lệch số liệu phải thu với sổ của khách hàng:
– Chênh lệch do các bên hạch toán công nợ tại các thời điểm khác nhau. Bên bán ghi nhận khoản phải thu tại ngày xuất hàng, nhưng bên mua ghi nhận khoản phải trả tại ngày nhận được hàng, chưa đối chiếu tới điều kiện giao hàng trong hợp đồng;
– Chênh lệch do bên mua đã thanh toán tiền nhưng bên bán chưa nhận được và chưa vào sổ;
– Chênh lệch do hạch toán sai đối tượng công nợ khi vào phần mềm.
Ví dụ:
MẪU BIÊN BẢN XÁC NHẬN CÔNG NỢ
Bên bán: Công ty Fitek – MST: …
Bên mua: Công ty 3Q – MST: ….
Ngày đối chiếu |
Theo Sổ kế toán Công ty Fitek: Số dư phải thu KH 3Q (TK131-3Q) |
Theo Sổ kế toán Công ty 3Q: Số dư phải trả NCC Fitek (TK331-FITEK) |
Chênh lệch |
31/12/2021 |
100.000.000 đ |
85.000.000 đ |
15.000.000 đ |
Lý do chênh lệch: |
Ngày 30/10/2021, Fitek có xuất 1 lô hàng bán cho 3Q giá trị 15 triệu, nhưng 3Q không ghi nhận phiếu nhập mua và cũng không thấy hàng trong kho. |
||
Căn cứ: |
Fitek không đưa ra được Biên bản giao hàng đầy đủ chữ ký, chứng minh hàng đã giao cho 3Q. |
||
Nguyên nhân: |
Fitek gửi hàng ngoài giờ hành chính, cho người không có chức năng nhận hàng được quy định trong hợp đồng, không có chữ ký người nhận hàng, làm thất lạc hàng. |
||
Biện pháp giải quyết: |
Fitek chấp nhận theo số liệu của 3Q vì Fitek giao hàng không đúng quy định. |
(Chú ý: Do làm sai quy định, nếu đã xuất hóa đơn GTGT, Công ty Fitek vẫn phải ghi nhận doanh thu và thuế GTGT đầu ra, đồng thời khoản chi phí do không nhận được khoản thanh toán được ghi nhận vào chi phí khác, nhưng có thể bị loại khi xác định thuế TNDN.)
Lưu ý: Kế toán cần đối chiếu và lập biên bản xác nhận công nợ với tất cả khách hàng còn số dư cuối kỳ. Đặt biệt với các khách hàng có số dư bên có Tài khoản 131 – đây là khoản tiền khách hàng ứng trước. Kế toán phải có tài liệu chứng minh chưa đến hạn giao hàng, chưa bàn giao nghiệm thu công trình, dự án…. Số dư bên có tồn dài ngày và không chứng minh được thường phát sinh nhiều rủi ro, yêu cầu giải trình, chứng minh khi tranh, kiểm tra thuế.
Rà soát TK 133:
Rà soát các TK 136, 138, 141:
2.1.3 Các tài khoản hàng tồn kho (TK152, 153, 154, 155, 156, 157):
Rà soát các TK 152, 153, 155, 156, 157:
Nếu chưa xác định được nguyên nhân, khi số lượng hàng thực kiểm lớn hơn số tồn trên sổ, kế toán lập phiếu nhập kho và hạch toán theo bút toán:
Nợ TK 152,153,155,156
Có TK 3388.
Khi số thực kiểm nhỏ hơn số tồn trên sổ, kế toán lập phiếu xuất để ghi giảm số lượng trên sổ, ghi sổ theo bút toán:
Nợ TK 1381
Có TK 152,153,155,156
Rà soát TK 154:
Các công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất hoặc xây lắp… sẽ có phát sinh TK 154. Kế toán phải phối hợp số liệu với bộ phận sản xuất, bộ phận thi công để xác định khối lượng và mức độ dở dang của thành phẩm cuối kỳ.
Lưu ý chung đối với các tài khoản kho: Kế toán cần so sánh số phát sinh nợ, có, dư cuối kỳ của các tài khoản kho với phát sinh tăng, giảm, tồn trong bảng xuất-nhập-tồn kho. Số liệu hai sổ phải thống nhất.
Kinh nghiệm: Thông thường, để đảm bảo tính chuẩn xác của việc theo dõi, hạch toán hàng tồn kho, CCDC có phân bổ, khi mua nguyên vật liệu kế toán nên hạch toán nhập kho, sau đó hạch toán xuất kho khi giao hàng cho bộ phận bán hàng hoặc bộ phận tiêu dùng. Trong thực tế có không ít trường hợp hàng mua được chở luôn đến công trình để thi công, không qua kho, kế toán hạch toán thẳng vào TK 621, như vậy sẽ khó thống kê vật liệu về số lượng, giá cả khi cần.
2.1.4 Các tài khoản tài sản cố định, tài sản dài hạn (TK 211, 212, …, 244):
Rà soát TK 211, 212, 242
Tại thời điểm cuối kỳ, công ty cần kiểm kê tài sản cố định.
Rà soát TK 241
Thông thường, có hai rủi ro cần kiểm soát đối với khoản mục xây dựng cơ bản dở dang:
Tập hợp chưa đủ chi phí vào TK 241
Chậm kết chuyển từ TK 241 sang các TK 211, 213, 217… khi các hạng mục chính thức đã hoàn thành, sẵn sàng bàn giao cho bộ phận sử dụng.
Để kiểm soát hai rủi ro này, kế toán có thể xác định giá trị thực tế phát sinh hoặc tình trạng hoàn thành thông qua kết hợp các thủ tục:
Rà soát TK 244: Kiểm tra số tiền đang ký quỹ tại ngân hàng, công ty cho thuê tài chính … bằng cách đối chiếu với hợp đồng, biên bản được ký giữa đơn vị với bên nhận ký quỹ.
2.1.5. Các tài khoản nợ phải trả (TK 331 đến 356):
Lưu ý:
2.1.6 Các tài khoản nguồn vốn chủ sở hữu (TK 411 đến 421)
2.2. Các tài khoản trên Báo cáo kết quả kinh doanh
2.2.1 Các tài khoản doanh thu (TK 511, 515, 521, 711)
Ví dụ, các hóa đơn xuất cho hàng cho, biếu, tặng, kế toán không hạch toán doanh thu nhưng vẫn phải kê khai vào tờ khai thuế, cũng dẫn đến chênh lệch giữa doanh thu trên tờ khai với doanh thu trên BCTC.
Các khoản chi phí phát sinh trên các TK 515, 521, 711 cũng cần rà soát xem bản chất nghiệp vụ ghi nhận đã đúng quy định hay chưa và rà soát tính đúng kỳ tương tự đối với nghiệp vụ phát sinh trên TK 511.
2.2.2 Các tài khoản chi phí (TK 641, 642, 811, 821):
Đầu tiên, kế toán kiểm tra đối ứng tài khoản, nếu thấy xuất hiện tài khoản đối ứng khác lạ, cần xem lại từng trường hợp cụ thể. Các cặp tài khoản thường hoặc phải đi cùng nhau:
Bút toán Nợ |
Bút toán Có |
Nợ TK621,6272 |
Có TK152 |
Nợ TK622, 6271,6411,6421 |
Có TK334 |
Nợ TK6274,6414,6424 |
Có TK214 |
Nợ TK821 |
Có TK3334 |
Bên cạnh đó, việc kiểm tra tính đúng kỳ của các bút toán hạch toán chi phí cũng rất quan trọng. Việc kiểm tra tính đúng kỳ của chi phí được thực hiện tương tự như kiểm tra tính đúng kỳ của bút toán hạch toán doanh thu trình bày ở mục 2.2.1 nêu trên.
Ngoài ra, để phục vụ đồng thời cho nhu cầu quản trị và soát xét BCTC, việc phân tích biến động doanh thu, chi phí giữa các kỳ trong năm, hoặc kỳ này so với cùng kỳ trước, so sánh với kế hoạch, so sánh với dự kiến, giải thích các biến động cũng có thể giúp kế toán phát hiện một số biến động bất thường, từ đó khoanh vùng được sai sót trong việc hạch toán nếu có. Quan trọng hơn, việc phân tích biến động này giúp kế toán, nhà quản trị có cái nhìn toàn diện, nắm bắt được xu thế biến động của tình hình sản xuất kinh doanh.
Để việc lập BCTC không trở thành áp lực, mỗi một kế toán viên nên cố gắng làm tròn trách nhiệm của mình từ những ngày đầu tiên của kỳ kế toán, từ những bút toán đầu tiên. Ngoài ra, biết tận dụng các tiện ích vượt trội của phần mềm kế toán sẽ giúp cho công việc kiểm tra, đối chiếu, rà soát được nhanh chóng hơn, thuận tiện hơn. Những kiến thức được nêu ra ở bài viết trên hy vọng có thể giúp các bạn kế toán viên rà soát hiệu quả các tài khoản để chuẩn bị tốt nhất cho việc lập BCTC cuối kỳ.
Nguồn Internet